Agentur-Onboarding: Die unterschätzten Zeitfresser vor dem eigentlichen Projektstart

Es klingt banal, aber die Bereitstellung von Arbeitsmitteln kann zu einer echten Herausforderung werden. Externe Mitarbeiter benötigen möglicherweise Unternehmenslaptops, VPN-Zugänge, Benutzerkonten oder Berechtigungen für bestimmte Systeme. Was dabei gerne unterschätzt wird: Hinter einem scheinbar einfachen Zugang können mehrere interne Prozesse stecken. Die IT muss ein Gerät bestellen, die Informationssicherheit eine Freigabe erteilen und möglicherweise muss auch noch der Einkauf eingebunden werden.

Das alles braucht Zeit. Besonders dann, wenn externe Mitarbeiter zunächst offiziell angelegt werden müssen, bevor überhaupt ein Zugangsprozess gestartet werden kann. Für die Agentur bedeutet das im schlimmsten Fall: Der Zeitplan steht und die Mitarbeiter sind eingeplant, können aber nicht produktiv arbeiten. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig zu klären, welche Arbeitsmittel und Berechtigungen tatsächlich benötigt werden. Nicht jeder Entwickler braucht am ersten Tag Zugriff auf sämtliche Systeme. Die notwendigen Grundlagen sollten aber rechtzeitig bereitstehen.

Ein weiterer häufiger Zeitfresser sind fehlende Informationen über bestehende Systeme und Schnittstellen. Die neue Agentur soll beispielsweise ein CMS weiterentwickeln oder eine Schnittstelle zu einem Drittsystem anbinden. Dafür benötigt sie Informationen über die bestehende Architektur, über den Aufbau von Produktdaten, technische Dokumentationen oder Zugang zu einer Testumgebung.

Doch wer kann diese Informationen liefern?

Vielleicht liegt das Wissen bei einem externen Dienstleister, vielleicht betreut eine andere Abteilung das System oder der ursprüngliche Ansprechpartner ist längst nicht mehr im Unternehmen. Dann beginnt eine Suche, die wertvolle Projektzeit kostet. Dabei muss zum Projektstart nicht jede technische Frage bereits beantwortet sein. Entscheidend ist vielmehr, dass Ihr wisst, wer die Antworten liefern kann und wie Ihr diese Personen erreicht.

Agenturen planen ihre Projekte häufig in Sprints, Arbeitspaketen und klar definierten Zeiträumen. Interne Genehmigungsprozesse funktionieren dagegen oft nach ganz eigenen Regeln. Eine Sicherheitsfreigabe benötigt vielleicht zehn Arbeitstage. Der externe Schnittstellenanbieter hat erst in drei Wochen einen freien Termin. Ein Benutzerkonto kann erst eingerichtet werden, wenn mehrere Abteilungen zugestimmt haben.

Solche Abhängigkeiten sind nicht ungewöhnlich und häufig auch berechtigt. Problematisch werden sie erst, wenn sie im Projektplan nicht berücksichtigt wurden, denn während intern noch Genehmigungen laufen, hat die Agentur möglicherweise bereits Mitarbeiter reserviert. Verzögerungen führen dann nicht nur zu einem späteren Projektstart, sondern unter Umständen auch zu Leerlauf, Umplanungen und zusätzlichen Kosten.

Ein häufiger Denkfehler ist, dass das Onboarding erst mit dem offiziellen Projektstart beginnt. Dabei bietet gerade die Zeit zwischen Beauftragung und Kick-off eine gute Gelegenheit, organisatorische Voraussetzungen zu schaffen. Verträge sind abgeschlossen, Ansprechpartner stehen fest und die nächsten Schritte lassen sich bereits vorbereiten.

Eine einfache Onboarding-Checkliste kann dabei helfen:

• Arbeitsmittel: Welche Geräte benötigen die Mitarbeiter der Agentur und wie lange dauert deren Bereitstellung?

• Systemzugänge: Welche Berechtigungen müssen beantragt werden und wer genehmigt sie?

• Dokumentationen: Welche technischen Unterlagen, Architekturübersichten und Schnittstellenbeschreibungen sind vorhanden?

• Ansprechpartner: Wer kennt die bestehenden Systeme und welche externen Dienstleister müssen eingebunden werden?

• Interne Freigaben: Welche Anforderungen stellen IT-Sicherheit, Datenschutz und Einkauf?

• Verantwortlichkeiten: Wer stellt sicher, dass offene Punkte rechtzeitig geklärt werden?

Dabei geht es nicht darum, sämtliche Voraussetzungen für das gesamte Projekt schon vor dem ersten Workshop zu schaffen. Vielmehr sollten die Anforderungen der ersten Projektphase bekannt sein und rechtzeitig vorbereitet werden.

Natürlich muss ein Projektleiter nicht selbst Laptops bestellen, Benutzerkonten anlegen oder Schnittstellen dokumentieren. Er sollte aber wissen, welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, wer dafür verantwortlich ist und wann sie benötigt werden. Gerade bei größeren Projekten mit mehreren internen Abteilungen und externen Dienstleistern ist eine zentrale Koordination entscheidend, sonst verlässt sich schnell jeder darauf, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird.

Dabei lohnt sich auch ein Blick auf die Perspektive der Agentur. Für sie sind die internen Strukturen und Prozesse des Auftraggebers sowie Abteilungen oder Ansprechpartner zunächst völlig unbekannt. Die Information, dass beispielsweise noch bestimmte Berechtigungen beantragt werden müssen, hilft wenig, wenn niemand erklären kann, welche Rechte konkret benötigt werden, wo sie beantragt werden und wer die Freigabe erteilt. Deshalb sollten Unternehmen idealerweise ein oder zwei feste Ansprechpartner für das Onboarding benennen, die sich mit den internen Abläufen auskennen und der Agentur unterstützend zur Seite stehen. Sie müssen nicht jede Frage selbst beantworten können, sollten aber wissen, welche Abteilungen oder Personen eingebunden werden müssen, und den Kontakt herstellen können. So muss sich die Agentur nicht mühsam durch unbekannte Unternehmensstrukturen arbeiten, sondern kann sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Das spart Aufwände und Nerven.

Hilfreich ist deshalb eine gemeinsame Übersicht mit Aufgaben, Verantwortlichen, benötigten Terminen und aktuellem Status. So werden mögliche Engpässe sichtbar, bevor sie den Projektfortschritt beeinträchtigen.

Wenn ein Projekt bereits in den ersten Wochen ins Stocken gerät, liegt das nicht zwangsläufig an unklaren Anforderungen oder einer schlecht vorbereiteten Agentur. Manchmal fehlen schlicht die organisatorischen Voraussetzungen, um überhaupt produktiv arbeiten zu können. Deshalb sollte das Agentur-Onboarding genauso selbstverständlich zur Projektvorbereitung gehören wie die Planung des Kick-offs oder die Definition der ersten Arbeitspakete.

Denn ein erfolgreicher Projektstart beginnt nicht mit der ersten Präsentation oder dem ersten Sprint. Er beginnt damit, dass alle Beteiligten tatsächlich arbeitsfähig sind, wenn es losgeht.