Agentur-Onboarding – So vermeidet Ihr Zeitfresser vor dem Projektstart

Der Vertrag ist unterschrieben, das Projektteam steht bereit und eigentlich könnte es losgehen. Doch plötzlich fehlen Systemzugänge, Berechtigungen müssen beantragt werden und niemand weiß genau, wer intern zuständig ist. Aus einem geplanten Projektstart werden schnell mehrere Wochen Wartezeit.
Ein strukturiertes Agentur-Onboarding verhindert solche Verzögerungen. Mit dieser Checkliste stellt Ihr sicher, dass Eure Agentur vom ersten Tag an arbeitsfähig ist und wichtige organisatorische Voraussetzungen rechtzeitig geschaffen werden.

1. Verantwortlichkeiten für das Onboarding klären

  • Einen zentralen Ansprechpartner für das Agentur-Onboarding benennen

  • Eine Vertretung für Urlaub oder Krankheit festlegen

  • Zuständige Personen aus IT, Marketing, Einkauf und weiteren Fachbereichen identifizieren

  • Interne Ansprechpartner mit ihren jeweiligen Aufgaben dokumentieren

  • Einen verbindlichen Zeitplan für das Onboarding erstellen

  • Offene Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen versehen

2. Systemzugänge und Berechtigungen vorbereiten

  • Alle Systeme identifizieren, auf die die Agentur zugreifen muss

  • Benötigte Benutzerkonten und Rollen gemeinsam mit der Agentur definieren

  • Zugriff auf Entwicklungs-, Test- und gegebenenfalls Produktionsumgebungen klären

  • Berechtigungen für Repositories, Projekttools und Dokumentationsplattformen einrichten

  • VPN-Zugänge, Multi-Faktor-Authentifizierung und Sicherheitsvorgaben berücksichtigen

  • Beantragungswege und Bearbeitungszeiten mit der IT abstimmen

  • Funktionsfähigkeit sämtlicher Zugänge vor Projektbeginn testen

3. Technische Arbeitsfähigkeit sicherstellen

  • Klären, ob die Agentur eigene Hardware verwenden darf

  • Prüfen, ob spezielle Unternehmensgeräte bereitgestellt werden müssen

  • Notwendige Software und Entwicklungswerkzeuge identifizieren

  • Netzwerkfreigaben, Firewalls und IP-Beschränkungen prüfen

  • Erforderliche Entwicklungs- und Testumgebungen bereitstellen

  • Technische Ansprechpartner für Rückfragen benennen

  • Mögliche Einschränkungen durch interne Sicherheitsrichtlinien frühzeitig kommuniziere

4. Informationen und Dokumentationen bereitstellen

  • Bestehende Systemarchitekturen und technische Dokumentationen zusammentragen

  • Relevante Schnittstellen und angebundene Systeme dokumentieren

  • Vorhandene Konzepte, Anforderungen und Projektunterlagen bereitstellen

  • Designsysteme, CI-Vorgaben und Content-Guidelines zugänglich machen

  • Bekannte technische Einschränkungen und bestehende Probleme dokumentieren

  • Zentrale Ablage für sämtliche Projektunterlagen einrichten

  • Prüfen, ob die Agentur auf alle freigegebenen Dokumente zugreifen kann

5. Interne Abteilungen rechtzeitig einbinden

  • Notwendige interne Freigaben identifizieren

  • Datenschutzrechtliche Anforderungen und erforderliche Vereinbarungen prüfen

  • Sicherheitsanforderungen und Compliance-Vorgaben mit der Agentur abstimmen

  • Zuständige Abteilungen frühzeitig über den Projektstart informieren

  • Bearbeitungszeiten für interne Genehmigungen berücksichtigen

  • Eskalationswege für blockierte Freigaben definieren

6. Zusammenarbeit organisatorisch vorbereiten

  • Gemeinsame Kommunikationskanäle festlegen

  • Projektmanagement- und Dokumentationstools bestimmen

  • Regelmäßige Abstimmungstermine vereinbaren

  • Zuständigkeiten für Entscheidungen und Freigaben definieren

  • Erreichbarkeit der wichtigsten Ansprechpartner sicherstellen

  • Vorgehen bei Problemen oder Verzögerungen abstimmen

  • Erwartungen an Reaktionszeiten und Rückmeldungen klären

7. Onboarding abschließen und Arbeitsfähigkeit prüfen

  • Alle offenen Onboarding-Aufgaben gemeinsam durchgehen

  • Kritische Zugänge und Berechtigungen praktisch testen

  • Fehlende Informationen und technische Hindernisse dokumentieren

  • Offene Aufgaben priorisieren und verbindliche Termine festlegen

  • Bestätigen lassen, dass die Agentur arbeitsfähig ist

  • Erste konkrete Arbeitspakete und deren Starttermine abstimmen

Ein strukturiertes Agentur-Onboarding spart Zeit, reduziert unnötige Abstimmungen und verhindert, dass wertvolle Projektressourcen ungenutzt bleiben. Besonders wichtig ist eine zentrale Koordination auf beiden Seiten. Denn wenn niemand den Überblick über Zugänge, Freigaben und technische Voraussetzungen behält, entstehen schnell Verzögerungen, für die sich am Ende niemand verantwortlich fühlt. Mit dieser Checkliste schafft Ihr die organisatorischen Voraussetzungen für einen reibungslosen Projektstart und sorgt dafür, dass Eure Agentur ihre Zeit für das eigentliche Projekt einsetzen kann.