Systemauswahl – So findet Ihr das richtige CMS für Euer Digitalprojekt

Bevor die Suche nach der passenden Agentur beginnt, steht mit dem richte System eine mindestens genauso wichtige Entscheidung an. Ob Enterprise-CMS, Open-Source-Lösung oder Headless-Ansatz, die Systemwahl bestimmt Budget, Umsetzungspartner und langfristige Handlungsfähigkeit. Diese Checkliste hilft Euch, die Systemauswahl strukturiert anzugehen, bevor Ihr in die Agentur-Recherche startet.

1. Anforderungen & Ziele klären

  • Geschäftsziele und Anwendungsfälle des Systems definieren (Content, Commerce, Portal, Intranet …)

  • Funktionale Muss- und Kann-Anforderungen sammeln

  • Erwartete Content-Menge, Sprachen/Länder und Redaktionsteam-Größe einschätzen

  • Benötigte Integrationen festlegen (CRM, PIM, ERP, Payment, Marketing-Automation)

  • Wachstums- und Skalierungshorizont (1–3 Jahre) berücksichtigen

2. Enterprise vs. Open Source abwägen

  • Lizenz- und Wartungskosten realistisch kalkulieren (auch Hosting/Betrieb bei Open Source)

  • Support-Level vergleichen: vertraglich geregelte SLAs vs. Community-Support

  • Eigenverantwortung einschätzen (Updates, Sicherheitslücken, Patches selbst verfolgen?)

  • Interne Kapazität/Know-how für Betrieb und Weiterentwicklung prüfen

  • Abhängigkeit vom Hersteller vs. Flexibilität durch Community-Ökosystem abwägen

3. Technische Kriterien prüfen

  • Headless/API-first vs. klassisches CMS je nach Omnichannel-Anspruch bewerten

  • Verfügbare Schnittstellen und Standard-Konnektoren zu Eurem Tech-Stack prüfen

  • Hosting-Modell (Cloud/SaaS, Managed, Self-Hosted) und Performance-Anforderungen klären

  • Sicherheits- und Update-Zyklen des Systems recherchieren

  • Erweiterbarkeit durch Plugins/Module vs. Custom-Entwicklungsaufwand einschätzen

4. Anbieter & Ökosystem bewerten

  • Marktreife und Zukunftssicherheit des Systems einschätzen (Roadmap, Investoren, Verbreitung)

  • Größe und Aktivität von Partner-Netzwerk bzw. Community prüfen

  • Referenzprojekte in vergleichbarer Branche/Größenordnung sichten

  • Lizenz- und Preismodell auf Planbarkeit über mehrere Jahre prüfen

  • Total Cost of Ownership (Lizenz, Betrieb, Weiterentwicklung) statt nur Einstiegskosten kalkulieren

5. Dienstleister-Fit sicherstellen

  • Systemspezifische Erfahrung und Zertifizierungen der Agentur prüfen (z. B. offizieller Partnerstatus)

  • Referenzen mit vergleichbarem System und Projektumfang einholen

  • Kompetenz für Implementierung und Wartung/Weiterentwicklung abklären

  • Auf Agenturradar gezielt nach Agenturen für das gewählte System filtern (z. B. TYPO3-, Drupal-, Storyblok-, Contentful-Agenturen)

6. Entscheidung strukturiert treffen

  • Bewertungsmatrix mit gewichteten Kriterien erstellen (Kosten, Technik, Anbieter, Fit)

  • Proof-of-Concept oder Demo-Umgebung für die engere Auswahl einfordern

  • Migrationsaufwand vom Altsystem realistisch einschätzen

  • Entscheidung im Team abstimmen und dokumentieren, bevor die Agentursuche startet

Die Systemwahl ist keine rein technische Entscheidung, sondern der Rahmen, in dem sich Euer gesamtes Digitalprojekt bewegt. Wer hier sauber vorarbeitet, verkürzt später die Agentursuche erheblich, weil die Anbieterauswahl sich fast von selbst eingrenzt. Sobald das System steht, hilft Euch die Checkliste Agentur-Recherche – So findet Ihr die besten Kandidaten beim nächsten Schritt.