Wie läuft ein CMS-Projekt ab?

1. Ziele und Anforderungen klären

Am Anfang steht die Frage: Was soll das neue System überhaupt leisten? Hier werden Ziele, Zielgruppen, Funktionen, Inhalte und technische Rahmenbedingungen gesammelt – idealerweise festgehalten in einem Lastenheft oder Backlog, das die Anforderungen strukturiert beschreibt. Diese Phase ist die wichtigste des ganzen Projekts: Fehler und Lücken hier wirken sich auf alles Weitere aus.

2. Konzept entwickeln

Auf Basis der Anforderungen entstehen Informationsarchitektur (Seitenstruktur), erste Wireframes oder Designentwürfe und ein Content-Konzept. Jetzt wird greifbar, wie die künftige Website aufgebaut ist und wie Nutzerinnen und Nutzer sich darin bewegen – noch bevor eine Zeile Code entsteht.

3. System auswählen

Erst wenn Anforderungen, Ziele und Konzept stehen, lässt sich fundiert entscheiden, welches Content Management System passt – klassisch, headless oder DXP. Kriterien sind unter anderem Umfang, Mehrkanal-Bedarf, Team, Budget und Integrationen. Häufig fällt diese Entscheidung gemeinsam mit der Agentur.

4. Umsetzung

Jetzt wird gebaut: Das System wird aufgesetzt, das Design umgesetzt, Funktionen entwickelt, Schnittstellen angebunden und Inhalte migriert oder neu erstellt. Dies ist meist die längste Phase – und die, in der sich agiles und klassisches Vorgehen am deutlichsten unterscheiden (dazu unten mehr).

5. Test und Go-live

Vor dem Start wird geprüft: Funktionieren alle Funktionen, stimmt die Darstellung auf allen Geräten, sind Performance, Barrierefreiheit und Sicherheit in Ordnung? Nach erfolgreichen Tests und einer Freigabe geht die Website live – oft begleitet von Weiterleitungen alter URLs und einer Suchmaschinen-Überprüfung, um Sichtbarkeit nicht zu verlieren.

6. Betrieb und Weiterentwicklung

Mit dem Go-live ist das Projekt nicht zu Ende. Es folgen Wartung, Updates, Support und die laufende Weiterentwicklung – neue Funktionen, Optimierungen, Anpassungen. Viele Agenturen bieten dafür Betriebs- und Pflegeverträge an.

Kurz gesagt:  Ein CMS-Projekt läuft von der Anforderungsklärung über Konzept, Systemauswahl und Umsetzung bis zu Test, Go-live und laufendem Betrieb. Die größte Hebelwirkung hat die erste Phase – wer Ziele und Anforderungen sauber klärt, spart später Zeit und Kosten.

Für die Umsetzung gibt es zwei grundsätzliche Vorgehensweisen und viele Mischformen dazwischen. Sie unterscheiden sich darin, ob das Projekt in einem durchgeplanten Rutsch oder in wiederholten Zyklen entsteht.

Klassisch (Wasserfall)

Beim klassischen Vorgehen, oft „Wasserfall“ genannt, werden die Phasen nacheinander abgearbeitet: erst vollständig planen, dann umsetzen, dann testen, dann live gehen. Der Umfang steht zu Beginn fest. Das schafft Planbarkeit und ein klares Budget, reagiert aber träge auf Änderungen – wer spät etwas anders will, muss den Plan aufbrechen.

Agil (z. B. Scrum)

Beim agilen Vorgehen entsteht das Projekt in kurzen, wiederholten Zyklen (oft „Sprints“ genannt). Nach jedem Zyklus gibt es ein funktionierendes Zwischenergebnis, das bewertet und angepasst wird. Das macht das Projekt flexibel gegenüber Änderungen und neuen Erkenntnissen – verlangt aber enge Zusammenarbeit und macht das Gesamtbudget zu Beginn weniger exakt vorhersehbar.

Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Kurz gesagt:  Wasserfall bietet Planbarkeit bei klar umrissenem Umfang. Agil bietet Flexibilität, wenn sich Anforderungen im Lauf des Projekts noch entwickeln. Viele CMS-Projekte kombinieren beides – etwa klassische Planung mit agiler Umsetzung.

Das hängt stark vom Umfang ab. Grobe Anhaltspunkte:

• Kleinere Websites: oft wenige Wochen bis rund zwei Monate.

• Mittlere Unternehmenswebsites: meist drei bis sechs Monate.

• Große Projekte (viele Sprachen, Integrationen, DXP): häufig sechs Monate bis über ein Jahr.

Entscheidend für die Dauer sind weniger die reinen Entwicklungszeiten als die Klarheit der Anforderungen, die Menge und Aufbereitung der Inhalte und die Abstimmungswege im Unternehmen.

Auf Unternehmensseite sind typischerweise Projektleitung, Fachabteilungen (etwa Marketing), IT und Redaktion beteiligt. Auf Agenturseite kommen je nach Projekt Rollen wie Projektmanagement, Konzeption, UX/UI-Design, Entwicklung und Qualitätssicherung zusammen. Je klarer Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner von Beginn an geregelt sind, desto reibungsloser läuft die Zusammenarbeit.

Der Ablauf zeigt: Eine erfahrene Agentur begleitet nicht nur die Umsetzung, sondern hilft schon bei Anforderungen, Konzept und Systemauswahl und bleibt oft auch im Betrieb an Bord. Die Wahl der richtigen Partnerin ist deshalb eine der wichtigsten Entscheidungen im Projekt. Der Agenturradar listet zertifizierte Implementierungsagenturen im DACH-Raum, filterbar nach System, Standort, Branche und Teamgröße.