Retrospektive – Projekt gemeinsam auswerten und lernen

Vorbereitung: Der richtige Rahmen für Rückblick und Reflexion

• Termin für die Retrospektive rechtzeitig festlegen (idealerweise 1–2 Wochen nach Projektende)

• Die richtigen Teilnehmer einladen (Projektleitung, Team, ggf. Stakeholder, Agentur)

• Eine neutrale Moderation einplanen – intern oder durch Dritte

• Zeitrahmen realistisch wählen (mind. 60–90 Minuten bei größeren Projekten)

• Agenda vorab verschicken (z. B. Rückblick, Highlights, Pain Points, Learnings, To-dos)

• Ort/Tool festsetzen (Meetingraum, Videocall, Whiteboard/Miro für Struktur und Beteiligung)

Rückblick: Was lief gut – und warum?

• Welche Projektphasen liefen besonders gut?

• Gab es Meilensteine, die besonders effizient erreicht wurden?

• Wo hat die Zusammenarbeit mit der Agentur besonders gut funktioniert?

• Was war hilfreich in der Kommunikation, Koordination oder im Tool-Setup?

• Welche Rollen oder Verantwortlichkeiten waren gut besetzt oder organisiert?

• Welche Learnings sollten wir unbedingt für zukünftige Projekte übernehmen?

Kritische Punkte: Wo hakte es – und was war die Ursache?

• Wo kam es zu Verzögerungen – und warum?

• Welche Abstimmungen waren besonders zäh oder unklar?

• Gab es Missverständnisse bei Anforderungen oder Zielsetzungen?

• Wie viele Schleifen waren bei einzelnen Aufgaben nötig – und woran lag das?

• Wurde der Scope verändert – und wie wurde damit umgegangen?

• Waren Tools oder Prozesse hinderlich statt hilfreich?

• Gab es Reibungspunkte zwischen Team und Agentur – und wurden sie gelöst?

Learnings und konkrete Verbesserungen festhalten

• Welche Prozesse sollten wir beim nächsten Projekt anders aufsetzen?

• Müssen Rollen, Zuständigkeiten oder Freigaben klarer definiert werden?

• Welche Kommunikation hat gefehlt – oder war zu viel?

• Was können wir intern besser vorbereiten oder liefern, damit Agenturen effizienter arbeiten können?

• Welche Tools oder Templates haben geholfen – und wo gibt es Optimierungsbedarf?

• Was erwarten wir künftig von Agenturen – und was können wir selbst verbessern?

Retrospektive nachbereiten – damit das Gelernte nicht verpufft

• Protokoll oder Dokumentation geteilt (inkl. Stärken, Schwächen, To-dos)

• Offene Punkte mit Verantwortlichkeiten versehen und terminiert

• Erkenntnisse intern kommuniziert – z. B. in Teamrunden oder internen Playbooks

• Erkenntnisse aus mehreren Projekten gesammelt und verglichen (z. B. für Prozessoptimierung oder Agenturauswahl)

• Optional: Rückblick-Workshop auch mit der Agentur geführt oder Feedback eingeholt („Was wünscht Ihr Euch von uns als Auftraggeber?“)