Wie Ihr Angebote von Agenturen fair und strukturiert vergleicht

Grundlagen für den Vergleich schaffen

• Gemeinsames Briefing für alle Agenturen erstellen und verwenden

• Erwarteten Leistungsumfang möglichst konkret beschreiben

• Bewertungs- und Auswahlkriterien intern festlegen (z. B. Qualität, Erfahrung, Preis, Methodik)

• Projektziele und Prioritäten im Team klären

Inhalte der Angebote kritisch prüfen

• Angebotsumfang mit dem Briefing abgleichen – sind alle Leistungen enthalten?

• Vorgehensweise und Methodik der Agentur nachvollziehen

• Projektstruktur und Meilensteine auf Realismus und Machbarkeit prüfen

• Transparenz der Kalkulation bewerten – sind Leistungen, Stundensätze, Lizenzen, Drittkosten nachvollziehbar aufgeschlüsselt?

• Aufwandsschätzungen kritisch hinterfragen – zu grob, zu optimistisch, zu vage?

Agenturverständnis & Teamzuschnitt bewerten

• Verständnis für Eure Branche, Zielgruppen und Aufgabenstellung erkennen

• Relevante Referenzen oder vergleichbare Projekte prüfen

• Zusammensetzung des Agenturteams prüfen – wer arbeitet tatsächlich im Projekt?

• Verfügbarkeit der Key-Personen hinterfragen

Preis-Leistungs-Verhältnis einschätzen

• Tagessätze und Gesamtbudgets vergleichen – inklusive aller Zusatzleistungen

• Optionen oder optionale Leistungen identifizieren und bewerten

• Skalierung des Angebots prüfen (z. B. Erweiterungen, Phasen, Wartung)

• Risiko- und Pufferzuschläge hinterfragen

Langfristige Perspektive einbeziehen

• Wartung, Betreuung und Weiterentwicklung berücksichtigt?

• Abhängigkeiten von bestimmten Tools oder Technologien identifizieren

• Lizenzmodelle und Skalierbarkeit prüfen

• Zusammenarbeit auf Augenhöhe erkennbar – oder reine Umsetzung?

Vergleichsmatrix erstellen

• Angebote in einer Übersichtstabelle gegenüberstellen (z. B. Excel, Notion, Miro)

• Pro Kriterium eine Bewertung oder Ampelfarbe vergeben

• Einschätzungen aus dem Team sammeln – idealerweise unabhängig voneinander

• Gesamteindruck und Bauchgefühl mit objektiven Kriterien abgleichen

Entscheidung fundiert treffen

• Stärken und Schwächen der Angebote klar benennen

• Rückfragen an Agenturen stellen, um Unklarheiten zu klären

• Entscheidung im Team reflektieren und gemeinsam treffen

• Entscheidung gegenüber nicht ausgewählten Agenturen wertschätzend kommunizieren