Projektstart mit Agenturen – Was Ihr intern vorbereitet haben solltet

Ein erfolgreicher Projektstart hängt nicht nur von der Agentur ab – sondern auch davon, wie gut Ihr selbst vorbereitet seid. Diese Checkliste hilft Euch, intern die wichtigsten Grundlagen zu klären, bevor es losgeht.

Ziele & Rahmen klären

  • Projektziele klar definieren und intern abstimmen

  • Projektumfang (Scope) realistisch einschätzen

  • Budgetrahmen und Spielräume frühzeitig festlegen

  • Groben Zeitplan mit Zielvorgaben skizzieren

Rollen & Zuständigkeiten festlegen

  • Interne Projektverantwortliche benennen

  • Wichtige Ansprechpartner für Fachbereiche, IT und Recht festlegen

  • Verfügbarkeiten im Team prüfen – inkl. Urlaubszeiten und Teilzeitregelungen

  • Zentralen Kommunikationskanal definieren (z. B. Projekt-Mailadresse oder Collaboration-Tool)

Inhalte & Grundlagen bereitstellen

  • Bestehende Inhalte, Systeme und Materialien dokumentieren

  • Zugänge zu relevanten Tools (z. B. CMS, DAM, Analytics) vorbereiten oder beantragen

  • Corporate-Guidelines (CI, UX, Sprache, Barrierefreiheit) zentral bereitstellen

  • Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen klären (z. B. Datenschutz, BITV-Anforderungen)

Zusammenarbeit bewusst gestalten

  • Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team abstimmen

  • Kommunikationsrhythmus mit der Agentur festlegen (z. B. Weeklies, Jour fixe)

  • Freigabeprozesse praxisnah definieren und dokumentieren

  • Tools für Projektmanagement, Feedback und Dokumentation auswählen und einrichten

Warum das wichtig ist

Je besser Euer internes Setup, desto schneller kann die Agentur produktiv werden und desto weniger Missverständnisse entstehen im Laufe des Projekts. Dieser Schritt spart Euch später Zeit, Geld und Nerven.