Was versteht man unter einem Lastenheft und wozu dient es?

Ein Lastenheft beschreibt die Anforderungen an ein Vorhaben aus Sicht des Auftraggebers. Es dient dazu, klare Ziele, den Umfang, Randbedingungen, Erwartungen und Qualitätskriterien festzuhalten, damit die ausführende Agentur oder das Softwareteam genau weiß, was geliefert werden soll. In der Praxis hilft es, Missverständnisse zu vermeiden, Prioritäten zu setzen und eine faktenbasierte Grundlage für Angebote, Verträge und die spätere Umsetzung zu schaffen.

Welche Informationen sollten Projektkontext, Zielsetzung und Zielgruppen enthalten?

Der Projektkontext umfasst Hintergrund, Gründe und aktuelle Rahmenbedingungen. Die Zielsetzung beschreibt das zu erreichende Ergebnis und messbare Ziele. Die Zielgruppen oder Personas helfen, Bedürfnisse, Erwartungen und Nutzungskontexte zu verstehen, damit Funktionen, Inhalte und Abläufe darauf ausgerichtet sind. Die Inhalte der FAQ-Abschnitte, Stakeholder-Interessen und bestehende Systeme sollten ebenfalls berücksichtigt werden, um eine klare Richtung für das Vorhaben zu geben.

Was gehört zu Rahmenbedingungen und Randfaktoren?

Rahmenbedingungen umfassen Zeitpläne, Budget, interne Ressourcen und Rollen, technische Vorgaben, Hosting-Standards sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Randfaktoren beschreiben Einschränkungen oder Abhängigkeiten, zum Beispiel bestehende Systeme, Integrationen, Datenschutz (DSGVO) und barrierearme Anforderungen. Die Dokumentation dieser Faktoren sorgt dafür, dass spätere Entscheidungen nachvollziehbar bleiben und das Projekt realistisch geplant werden kann.

Wie formuliert man funktionale Anforderungen?

Funktionale Anforderungen sollten aus der Nutzerperspektive beschrieben werden, zum Beispiel welche Aufgaben das System erfüllen soll. User Stories oder Use Cases helfen, konkrete Szenarien abzubilden. Kernfunktionen (Suche, Registrierung, CMS-Funktionalitäten etc.) sollten klar benannt werden. Eine Priorisierung in Muss, Soll, Kann ermöglicht eine zielgerichtete Umsetzung. Abhängigkeiten zwischen Funktionen und Modulen sollten sichtbar gemacht werden, um Schnittstellen und Integrationen zu klären.

Welche Rolle spielen nicht-funktionale Anforderungen?

Nicht-funktionale Anforderungen betreffen Nutzbarkeit, Performance, Sicherheit, Skalierbarkeit, Barrierefreiheit, Lokalisierung und Mehrsprachigkeit. Sie beschreiben, wie das System arbeiten soll, nicht nur was es tun soll. Designvorgaben, CI-Richtlinien, Datenflüsse, Schnittstellen und Content-Architektur sollten dokumentiert werden, damit das Endprodukt zuverlässig, sicher und zukunftsfähig ist.

Wie berücksichtigt man Daten, Inhalte und Systeme?

Bestehende Inhalte und Datenquellen sollten erfasst werden. Anforderungen an Migration oder Bereinigung von Daten sind wichtig, ebenso Schnittstellen zu anderen Systemen (CRM, PIM, ERP). Die Content-Struktur, Seitentypen und Templates sollten festgelegt werden, damit Inhalte konsistent entstehen und reibungslos überführt werden können. Beilagen, Illustrationen oder Glossar unterstützen die Verständlichkeit.

So erstellt Ihr ein gutes Lastenheft für Euer digitales Projekt

Ein durchdachtes Lastenheft ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Agentur- oder Softwareprojekt. Es schafft Klarheit, strukturiert Anforderungen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis vom Ziel haben. Mit dieser Checkliste stellt Ihr sicher, dass Euer Lastenheft vollständig, nachvollziehbar und umsetzbar ist.

Projektkontext & Zielsetzung beschreiben

Projektziele präzise formulieren – was soll erreicht werden?
Den Anlass und Hintergrund des Projekts kurz erläutern
Zielgruppen und deren Bedürfnisse beschreiben (z. B. mit Personas)
Unternehmenskontext einordnen – bestehende Systeme, Strategien, Abhängigkeiten

Rahmenbedingungen und Randfaktoren festhalten

Zeitrahmen und gewünschte Projektmeilensteine definieren
Budgetrahmen (zumindest grob) angeben
Interne Ressourcen und Rollen benennen (z. B. Projektverantwortliche)
Technologische Rahmenbedingungen klären (z. B. IT-Vorgaben, Hosting, Sicherheit)
Besondere rechtliche oder organisatorische Anforderungen angeben (z. B. DSGVO, Barrierefreiheit)

Funktionale Anforderungen konkret formulieren

Anforderungen aus Sicht der Nutzer („Was soll möglich sein?“)
User Stories oder Use Cases einbauen, wo sinnvoll
Kernfunktionen benennen (z. B. Suche, Registrierung, CMS-Funktionalitäten)
Unterscheidung in „Muss“, „Soll“ und „Kann“ einführen – Priorisierung ist Gold wert
Abhängigkeiten zwischen Funktionen oder Modulen aufzeigen

Nicht-funktionale Anforderungen nicht vergessen

Anforderungen an Usability, Performance, Sicherheit und Skalierbarkeit beschreiben
Designvorgaben oder CI-Richtlinien verlinken oder beilegen
Anforderungen an Schnittstellen und Datenflüsse definieren
Technische Plattformen oder Wunsch-Stacks nennen (sofern vorhanden)
Anforderungen an Mehrsprachigkeit, Lokalisierung oder Accessibility festhalten

Daten, Inhalte und Systeme berücksichtigen

Bestehende Inhalte und Datenquellen erfassen – was wird übernommen?
Anforderungen an Migration oder Datenbereinigung beschreiben
Schnittstellen zu anderen Systemen identifizieren (z. B. CRM, PIM, ERP)
Anforderungen an die Contentstruktur (z. B. Seitentypen, Templates) angeben

Beilagen & Anhänge sinnvoll nutzen

Relevante Screenshots, Skizzen oder Diagramme beilegen
Verweise auf frühere Projekte, Benchmarks oder Inspirationsbeispiele einbauen
Tabellen oder Excel-Listen mit Content-Strukturen, Nutzergruppen o. ä. ergänzen
Glossar oder Abkürzungsverzeichnis anlegen, falls nötig

Feedback & Abnahme vorbereiten

Lastenheft im Team abstimmen, bevor es an die Agentur geht
Klare Kontaktpersonen für Rückfragen benennen
Bereitschaft für Workshops oder Rücksprachen mit der Agentur signalisieren
Änderungen und Versionen dokumentieren, falls mehrere Iterationen nötig sind

Ein gutes Lastenheft ist kein bürokratisches Monster, sondern eine gemeinsame Basis für Euch und die Agentur. Je klarer und praxisnäher es formuliert ist, desto schneller kommt das Projekt in die Spur. Falls Ihr Sorgen habt, zu viele Details preiszugeben, dann versendet vorab eine Geheimhaltungserklärung, denn: je präziser das Lastenheft, desto belastbarer das Angebot.

Übrigens haben wir zu diesem Thema auch den passenden Blogartikel für Euch.