Was ist das Ziel der Agentur-Recherche?

Ziel der Agentur-Recherche ist es, potenzielle Partner zu identifizieren, die zu Euren Projektzielen passen, über ausreichende Fähigkeiten verfügen und realistische Kapazitäten sowie Budgetrahmen mitbringen. Durch eine fundierte Recherche schließt Ihr Agenturen aus, die nicht zu Euch passen oder deren Referenzen und Branchenkenntnisse Eure Anforderungen nicht erfüllen. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, mit einem kompetenten Partner zusammenzuarbeiten, der Qualität liefert und zur langfristigen Zusammenarbeit geeignet ist. Der Prozess orientiert sich an klar definierten Kriterien wie Leistungsportfolio, Erfahrung in relevanten Branchen, technischer Skillset und kultureller Passung.

Welche Schritte umfasst der Prozess laut der Checkliste?

Der Prozess beginnt mit Bedarf- und Profil-Definition: Ziele, Leistungen, Branchen- und Projekterfahrung, Teamgröße, Budget und Zeitvorstellung festlegen. Danach folgen die gezielte Recherchequellen-Nutzung wie Branchenverzeichnisse, Empfehlungen aus dem Netzwerk, Social-Media-Kanäle und Fachforen. Im nächsten Schritt werden Agenturen vorqualifiziert durch Prüfung von Referenzen, Branchenexpertise, technischen Skills (CMS, DXP, MarTech-Stack) und Kreativitäts-Stil. Anschließend dokumentiert ihr Kerninfos sauber, erstellt eine Shortlist und plant den Erstkontakt sorgfältig mit klarer Projektbeschreibung und Ansprechpartnern. Schließlich evaluiert ihr die Kandidaten und ladet 3–5 für Pitch/Gespräche ein.

Welche Quellen sollte man für die Recherche nutzen?

Für die Recherche solltet Ihr branchenrelevante Verzeichnisse und Plattformen nutzen, in denen Agenturen gelistet sind. Zusätzlich könnt Ihr Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk berücksichtigen, Social-Media-Kanäle und Fachforen nach Best Practices durchsuchen und Fachartikel, Fallstudien oder Award-Gewinner als Inspirationsquelle heranziehen. Wesentlich ist auch, die Agentur-Websites auf Leistungsportfolio, Referenzen und Kundenstimmen zu prüfen. Durch diese Vielfalt an Quellen erhöht Ihr die Wahrscheinlichkeit, Agenturen zu finden, die Euer Projekt wirklich verstehen und passende Lösungen anbieten.

Wie wählt man Agenturen vorab aus?

Vorqualifikation erfolgt durch einen Abgleich von Referenzen mit Eurem Projekt, Analyse der Kundenzielgruppen und Branchenexpertise, Prüfung technischer Skills (z. B. CMS, DXP, MarTech-Stack) sowie der kreativen Handschrift. Standort- und Sprachkenntnisse sollten ebenfalls berücksichtigt werden, insbesondere bei internationalen Projekten. Erstellt eine übersichtliche Vergleichsliste mit Kerninfos wie Leistungen, Fallstudien, Größen des Teams und relevante Erfahrungen. Nur Agenturen, die in mehreren dieser Kriterien überzeugen, sollten in die Shortlist aufgenommen werden, um Ressourcen sinnvoll zu nutzen.

Wie dokumentiert man die Ergebnisse der Recherche?

Alle potenziellen Agenturen sollten in einer strukturierten Übersicht festgehalten werden: Kerninfos, Leistungen, Referenzen, relevante Cases, Teamgröße, geographische Verfügbarkeit, Ansprechpartner und Kontaktdaten. Zusätzlich könnt Ihr eine Scorecard verwenden, um Passgenauigkeit, Qualität der Referenzen, Budget-Toleranz und Reaktionsgeschwindigkeit zu bewerten. Das klare Festhalten der Kriterien erleichtert Entscheidungen im Team, verhindert Anschauungsfehler und stärkt die Transparenz im Pitch-Prozess. Am Ende soll eine gut dokumentierte Shortlist stehen, auf deren Basis Ihr gezielt Agenturen kontaktiert.

Wie geht man mit dem Erstkontakt an potenzielle Agenturen vor?

Beim Erstkontakt formuliert Ihr eine prägnante Projektbeschreibung, benennt den Informationsbedarf (Erfahrung, Kapazitäten, Tages- oder Stundensätze) und identifiziert Ansprechpartner statt allgemeiner Kontaktadressen. Die Kommunikation sollte klar, zielorientiert und zeitnah sein, damit Agenturen zuverlässig reagieren können. Dokumentiert Reaktionsgeschwindigkeit und ersten Eindruck, damit Ihr frühzeitig einschätzen könnt, wie gut eine Zusammenarbeit potenziell funktioniert. Ein professioneller, strukturierter Erstkontakt erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Agenturen sich positiv positionieren und transparente Angebote liefern.

Agentur-Recherche – So findet Ihr die besten Kandidaten

Die Qualität der Agenturauswahl hängt schon im ersten Schritt davon ab, wen Ihr überhaupt auf den Radar bekommt. Eine gute Recherche sorgt dafür, dass Ihr nur Agenturen ins Rennen schickt, die wirklich zu Euch, Eurem Projekt und Euren Zielen passen. Diese Checkliste führt Euch Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess.

Bedarf und Profil definieren

Projektziele klar formulieren und intern abstimmen
Benötigte Leistungen und Spezialisierungen festlegen (z. B. Branding, Webentwicklung, CMS, SEO)
Gewünschte Branchen- oder Projekterfahrung definieren
Passende Unternehmensgröße der Agentur festlegen (Teamgröße, Kapazitäten)
Budgetrahmen und grobe Zeitvorstellung klären

Recherchequellen gezielt nutzen

Branchenverzeichnisse und Plattformen wie Agenturradar durchsuchen
Empfehlungen aus dem eigenen Netzwerk einholen
Social-Media-Kanäle und Fachforen nach Best Practices durchsuchen
Fachartikel, Cases oder Award-Gewinner als Inspiration nutzen
Agentur-Websites auf Leistungsportfolio, Referenzen und Kundenstimmen prüfen

Agenturen vorqualifizieren

Referenzen auf Vergleichbarkeit mit Eurem Projekt prüfen
Kund:innen-Liste und Branchenexpertise analysieren
Technische Skills und Tool-Erfahrungen checken (z. B. CMS, DXP, MarTech-Stack)
Kreative Handschrift und Stil mit Euren Anforderungen abgleichen
Standort und Sprachkenntnisse berücksichtigen (gerade bei internationalen Projekten)

Recherche strukturiert dokumentieren

Alle potenziellen Agenturen in einer Übersichtsliste erfassen (z. B. Excel, Notion, Miro)
Pro Agentur Kerninfos notieren (Steckbrief mit Leistungen, Größe, Cases, Besonderheiten)
Erste Einschätzung oder Score vergeben (z. B. passend / teilweise passend / ungeeignet)
Links und Kontaktdaten sauber ablegen

Erstkontakt strategisch angehen

Kurzbeschreibung des Projekts für erste Anfragen formulieren
Informationsbedarf für den Erstkontakt festlegen (z. B. Erfahrung, Kapazitäten, Tages- oder Stundensätze)
Ansprechpartner identifizieren (nicht nur allgemeine Kontaktadresse nutzen)
Reaktionsgeschwindigkeit und Gesprächseindruck dokumentieren

Shortlist erstellen

Kandidaten anhand der gesammelten Infos bewerten
3–5 Agenturen auswählen, die zum Pitch oder Gespräch eingeladen werden
Entscheidung im Team abstimmen, bevor Ihr anfragt
Kriterien für die spätere Angebotsbewertung vorbereiten

Eine sorgfältige Agentur-Recherche spart Euch Zeit, Geld und Nerven im weiteren Auswahlprozess. Je klarer Ihr am Anfang vorgeht, desto höher ist die Chance, Agenturen zu finden, die nicht nur das Projekt umsetzen, sondern echte Partner auf Augenhöhe werden.

Ergänzend dazu findet Ihr auf Agenturradar auch die Checkliste: Diese Fragen solltet Ihr jeder Agentur stellen – perfekt für den nächsten Schritt nach der Recherche.