Wenn’s knirscht – Erste Hilfe in Agenturprojekten

1. Lage erfassen – was ist eigentlich das Problem?

• Symptome sammeln: Woran merkt Ihr, dass das Projekt stockt? (Zeit, Qualität, Kommunikation, Kosten …)

• Zwischen Wahrnehmung und Fakten unterscheiden

• Statusberichte, Mails oder Protokolle durchsehen – wo genau hakt es?

• Betroffene Personen befragen, um ein vollständiges Bild zu bekommen

• Kurz dokumentieren, wann und wie oft Probleme auftraten

Ziel: Objektivität schaffen, bevor Emotionen die Regie übernehmen.

2. Kommunikation klären (miteinander, nicht übereinander reden)

• Erst intern abstimmen, bevor Ihr die Agentur kontaktiert

• Offenes, sachliches Gespräch mit der Agentur ansetzen – möglichst zeitnah

• Probleme konkret benennen („In Sprint 3 wurden 4 Stories nicht umgesetzt“) statt pauschal („Ihr liefert nicht“)

• Die Sicht der Agentur anhören, manchmal liegen Ursachen außerhalb ihrer Kontrolle

• Kommunikationsrhythmus neu festlegen, wenn Missverständnisse häufig sind

Ziel: Vertrauen wiederherstellen und Missverständnisse ausräumen.

3. Verantwortlichkeiten prüfen (wer entscheidet was?)

• Rollen und Zuständigkeiten auf beiden Seiten prüfen – sind sie noch klar?

• Ansprechpartner und Entscheidungswege ggf. aktualisieren

• Prüfen, ob zu viele Stimmen Feedback geben oder zu wenige Verantwortung übernehmen

• Wenn nötig: Projektsteuerung oder Moderation temporär neu besetzen

Ziel: Entscheidungsfähigkeit und Klarheit wiederherstellen.

4. Projektstatus stabilisieren

• Aktuellen Stand und offenen Aufgaben gemeinsam priorisieren

• Engpass identifizieren: Fehlt Know-how, Zeit, Budget oder Klarheit?

• Vereinbart kurzfristige Quick Wins, um Fortschritt sichtbar zu machen

• Neue Meilensteine realistisch anpassen – lieber ehrlich verschieben als schönreden

• Dokumentiert die neue Planung und teilt sie mit allen Beteiligten

Ziel: Struktur zurückbringen und Momentum aufbauen.

5. Vertrauen wieder aufbauen

• Feedback auf Augenhöhe geben, ohne Vorwürfe, aber klar

• Anerkennen, was bisher gut gelaufen ist (auch wenn es wenig scheint)

• Wiederkehrende Pain Points offen ansprechen, nicht aufstauen

• Fokus auf Lösung, nicht auf Schuld – „Was machen wir jetzt?“ statt „Wer wars?“

• Kommunikationsstil überprüfen: zu fordernd, zu vage oder zu selten?

Ziel: Beziehungsebene reparieren, damit Zusammenarbeit wieder möglich ist.

6. Wenn’s nicht mehr geht, kontrolliert neu starten

• Interne Entscheidung treffen: Weiter mit der Agentur oder Wechsel prüfen?

• Offene Leistungen und Zahlungen prüfen, bevor neue Aufträge vergeben werden

• Wissenstransfer und Übergabe planen (Daten, Code, Dokumentation)

• Lessons Learned dokumentieren – was lief schief, was lernen wir daraus?

• Falls nötig: externe Moderation oder Projektrettung durch Dritte in Betracht ziehen

Ziel: Geordnet handeln statt impulsiv abbrechen.