Kick-off-Meeting mit der Agentur

Der Kick-off ist der Moment, in dem alle Beteiligten das erste Mal gemeinsam am virtuellen oder physischen Tisch sitzen. Er legt den Grundstein für Tempo, Klarheit und Qualität im ganzen Projekt. Diese Checkliste hilft Euch, ein Kick-off-Meeting so zu strukturieren, dass Erwartungen eindeutig sind, Rollen klar werden und die Zusammenarbeit auf einer starken Basis startet.

Ziele & Kontext klären

  • Projektvision und Ziele vorstellen

  • Geschäftlicher Hintergrund und strategische Einordnung erläutern

  • Erfolgskriterien und KPIs gemeinsam definieren

  • Erwartungshaltungen der Stakeholder transparent machen

Ziel: Alle wissen, warum es dieses Projekt gibt und was es erreichen soll.

Rollen & Verantwortlichkeiten vorstellen

  • Alle Teilnehmenden beider Seiten vorstellen

  • Projektverantwortliche und Entscheidungsträger klar benennen

  • Rollenstruktur erklären (intern & Agentur)

  • Kommunikationswege und Eskalationspfade festlegen

Ziel: Klarheit schaffen, wer worüber entscheidet und wer worauf Einfluss hat.

Projektumfang & Deliverables durchgehen

  • Scope gemeinsam besprechen (Was ist im Projekt? Was nicht?)

  • Erwartete Ergebnisse, Deliverables und Formate definieren

  • Abhängigkeiten identifizieren (IT, Recht, Fachbereiche)

  • Risiken und offene Punkte frühzeitig ansprechen

Ziel: Ein gemeinsames Verständnis von Umfang und Prioritäten schaffen.

Vorgehensweise & Meilensteine festlegen

  • Vorgehensmodell erklären (agil, hybrid, Wasserfall, Sprints etc.)

  • Grobe Roadmap vorstellen und Meilensteine abstimmen

  • Meetings, Reviews und Weeklies planen

  • Freigabeprozesse definieren (wer gibt was wann frei?)

Ziel: Ein realistischer, nachvollziehbarer Projektfahrplan steht.

Tools, Zusammenarbeit & Dokumentation

  • Projektmanagement-Tools gemeinsam festlegen (z. B. Jira, Asana, Confluence)

  • Kommunikationskanäle definieren (z. B. E-Mail, Teams, Slack)

  • Dateistrukturen und Ablageorte vereinbaren

  • Anforderungen an Dokumentation, Versionierung und QA klären

Ziel: Ein einheitliches Setup, in dem niemand nach Dateien, Links oder Infos suchen muss.

Inhalte, Daten & Zugänge vorbereiten

  • Benötigte Zugänge sammeln (CMS, DAM, CRM, Analytics, Server)

  • Daten und Inhalte identifizieren, die früh gebraucht werden

  • Technische Rahmenbedingungen klären (Hosting, Schnittstellen, Rechte)

  • Vorhandene Assets und Guidelines teilen (CI, UX, Tonalität, Bildmaterial)

Ziel: Die Agentur kann direkt produktiv starten statt zu warten.

Erste offene Fragen klären

  • Rückfragen der Agentur gezielt beantworten

  • Erwartungsmanagement: „Wie arbeiten wir zusammen?“

  • Klären, welche Themen im Nachgang noch vertieft werden müssen

  • Gemeinsame Risiken und Erfolgsfaktoren festhalten

Ziel: Keine Unsicherheiten und ein klares Bild der nächsten Schritte.

Nächste Schritte & Abschluss

  • To-Dos für beide Seiten definieren

  • Termine für erste Sprints oder Workshops festlegen

  • Verantwortliche pro Aufgabe benennen

  • Zusammenfassung verschicken (Kick-off-Protokoll)

Ziel: Das Projekt startet strukturiert, mit klaren Aufgaben und ohne Interpretationslücken.

Ein professionell geführter Kick-off entscheidet darüber, wie holprig oder reibungslos das Projekt verläuft. Wer hier strukturiert vorgeht, schafft Vertrauen, Klarheit und Geschwindigkeit und legt damit die Basis für eine starke Agenturpartnerschaft.

Wenn Euch das Thema Projektstart mit Agenturen auch über den Kick-Off hinaus interessiert, dann lest auch unseren Blog-Beitrag zum Thema.