Was Ihr intern besser vorbereiten könnt, damit Agenturen effizienter arbeiten

Eine Agentur kann nur so gut arbeiten, wie Ihr sie arbeiten lasst. Häufig entstehen Reibungsverluste nicht durch mangelnde Kompetenz auf Agenturseite, sondern durch unklare Zuständigkeiten, fehlende Informationen oder stockende Abstimmungen im eigenen Haus. Diese Checkliste hilft Euch dabei, typische interne Engpässe zu vermeiden und die Zusammenarbeit produktiv zu gestalten.

Projektziele & Rahmenbedingungen klarmachen

  • Projektziele eindeutig formulieren und im Team abstimmen

  • Erwarteten Projekterfolg und KPIs gemeinsam definieren

  • Zeitplan, Budgetrahmen und Prioritäten offen kommunizieren

  • Klar benennen, was im Scope ist und was nicht

Zuständigkeiten & Ansprechpartner:innen festlegen

  • Projektverantwortliche und Entscheidungsträger intern benennen

  • Schnittstellen zu anderen Abteilungen klären (z. B. IT, Recht, Fachbereiche)

  • Erreichbarkeit und Vertretungen sicherstellen (besonders bei Urlaub oder Teilzeit)

  • Ansprechpartner in regelmäßige Abstimmungen einbinden

  • Rolle der Agentur im Gesamtgefüge und der eigenen Organisation transparent machen

Daten, Inhalte & Vorarbeiten bereitstellen

  • Bestehende Inhalte, Dokumentationen und Systemstände zusammentragen

  • CI-Richtlinien, UX-Guides, Tonalitätsvorgaben und Bildsprache zugänglich machen

  • Zugänge zu relevanten Tools oder Systemen frühzeitig einrichten

  • Rechtliche oder organisatorische Vorgaben (Datenschutz, Barrierefreiheit etc.) sammeln

  • Historie des Projekts oder bisherige Erkenntnisse teilen

Kommunikation & Feedback organisieren

  • Kommunikationswege und Tools abstimmen (z. B. Slack, Teams, E-Mail, Jira)

  • Regeltermine (z. B. Weeklies, Reviews, Check-ins) fest einplanen

  • Feedbackprozesse klar definieren: Wer gibt was frei, in welchem Format, bis wann?

  • Feedback konkret und zielgerichtet formulieren

  • Interne Diskussionen vor Feedback an die Agentur bündeln

Interne Prozesse entlasten & fokussieren

  • Entscheidungswege möglichst kurz halten

  • Arbeitsumgebung so gestalten, dass schnelle Freigaben möglich sind

  • Relevante Kollegen frühzeitig ins Projekt involvieren

  • Realistische Erwartungen an eigene Verfügbarkeit und Ressourcen setzen

  • Raum schaffen für schnelle Entscheidungen, wenn es darauf ankommt

Eine gut vorbereitete interne Organisation ist der größte Hebel für eine erfolgreiche Agenturzusammenarbeit. Ihr spart Zeit, senkt Kosten und holt deutlich mehr aus der Expertise der Agentur heraus. Diese Checkliste hilft Euch, genau dort anzusetzen, wo Ihr unmittelbaren Einfluss habt.

Lest gerne auch unseren verwandten Blogartikel darüber wie eine gute Agenturbeziehung entsteht.