Warum manche Projekte länger dauern und wie Agenturen das in den Griff bekommen

Wenn ein Projekt zu lange dauert, steigt der Frust auf beiden Seiten. Deadlines geraten ins Wanken, Budgets werden gedehnt, Teams verlieren den Fokus. Dabei ist die Ursache selten ein einzelner Fehler, sondern meist das Ergebnis vieler kleiner Verzögerungen.

Die gute Nachricht: Viele davon lassen sich vermeiden. Gute Agenturen haben Strategien, um Projekte im Zeitrahmen zu halten, selbst wenn’s mal holprig wird.

In der Theorie läuft alles nach Plan: Kick-off, Konzept, Umsetzung, Testing, Go-Live. Doch in der Praxis verschieben sich Projekte auch bei guter Vorbereitung oft. Das ist schade, aber in vielen Fällen auch vermeidbar. Häufige Gründe für Verzögerungen:

• Fehlende oder verzögerte Zuarbeit vom Kunden (z. B. Inhalte, Feedback, Abnahmen)

• Unklare Anforderungen, die während der Umsetzung angepasst werden müssen

• Kapazitätsengpässe, sowohl auf Agentur- als auch Kundenseite

• Veränderte Prioritäten im Unternehmen, z. B. durch personelle Wechsel oder externe Einflüsse

• Scope Creep, also das schleichende Erweitern des Projektumfangs ohne klare Nachsteuerung

Diese Faktoren sind nicht immer vorhersehbar, aber in ihrer Wirkung oft massiv.

Erfahrene Agenturen erkennen Frühwarnzeichen und steuern proaktiv gegen. Das gelingt nicht durch ständiges Nachfragen, sondern durch strukturiertes Erwartungsmanagement und gute Kommunikation. Was hilft:

1. Transparente Projektpläne
Nicht zu komplex, aber klar genug, um Meilensteine, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten sichtbar zu machen. Gute Agenturen visualisieren, was wann passieren muss und was sich verzögert, wenn etwas ausfällt. 

2. Realistische Timings
Nicht jedes Projekt braucht ein „strammes Sprint-Modell“. Agenturen, die Erfahrung mit vergleichbaren Projekten haben, können gut einschätzen, wo Puffer nötig sind und kommunizieren das offen.

3. Frühes Klären von Abhängigkeiten
Ein häufiges Problem: Design fertig, aber Inhalte fehlen. Schnittstellen sind geplant, aber noch nicht technisch verfügbar. Agenturen, die früh kritische Abhängigkeiten identifizieren, vermeiden Leerlauf und Stillstand.

4. Feedback-Prozesse klar definieren
Was muss bis wann zurückkommen? Wer gibt Feedback und wie verbindlich ist es? Gute Agenturen moderieren diesen Prozess aktiv, damit Feedback nicht zur Projektbremse wird.

Selbst mit guter Planung können Dinge schieflaufen. Entscheidend ist dann, wie die Agentur reagiert. In solchen Fällen ist es hilfreich, wenn:

• Probleme früh benannt werden und nicht erst kurz vor Go-Live

• Alternativszenarien besprochen werden (z. B. gestaffelte Launches, reduzierte MVPs)

• Agenturen offen sagen, was sie leisten können und was nicht 

Transparenz statt Durchwurschteln schafft Vertrauen und ermöglicht echte (zufriedenstellende) Lösungen.

Verzögerungen sind nicht immer allein Sache der Agentur. Auch auf Kundenseite braucht es Commitment:

• Verlässliche Ansprechpartner, die Entscheidungen treffen können

• Fokus auf das Projekt, trotz Tagesgeschäft

• Klare Priorisierung, wenn Wünsche über das ursprüngliche Briefing hinausgehen

 Am Ende gewinnt das Projekt, wenn beide Seiten Verantwortung übernehmen und sich entsprechende Zeit und Fokus einräumen.

Natürlich kann eine unplanbare Krankheitswelle ihren Tribut fordern, aber kein Projekt verzögert sich „einfach so“. Wer genau hinschaut, erkennt oft früh, wo die Zeit verloren geht und kann gegensteuern. Gute Agenturen haben nicht nur kreative Ideen, sondern auch Methoden, um Projekte strukturiert und effizient zu führen. Wenn es doch mal länger dauert: Besser offen drüber sprechen, statt still hoffen oder Frust schüren.

Euer Projekt fühlt sich für Euch träge an und Ihr wisst nicht, wie Ihr aus dieser Situation rauskommen sollt? Sprecht uns gerne an und wir lüften das Rätsel gemeinsam. Alternativ haben unsere Kollegen auch das ein oder andere Ass im Ärmel, wenn es um Projektbetreuung geht!