Zusammenarbeit beenden – So gelingt ein sauberer Agenturübergang

Eine Zusammenarbeit mit einer Agentur zu beenden, ist nie Routine. Ob aus strategischen Gründen, wegen Unzufriedenheit oder weil einfach ein neues Setup ansteht: Ein sauberer Übergang schützt Euer Projekt, sichert Know-how – und hinterlässt auf beiden Seiten einen professionellen Eindruck.

Diese Checkliste hilft Euch, strukturiert durch diesen Prozess zu gehen – von der Entscheidung bis zur Übergabe.

Entscheidung und Kommunikation klar regeln

  • Entscheidung zur Beendigung intern eindeutig treffen und abstimmen

  • Form der Kündigung oder des Projektstopps gemäß Vertrag prüfen (Fristen, Form, Restlaufzeit)

  • Entscheidung klar und transparent an die Agentur kommunizieren

  • Gründe benennen: sachlich, aber offen

  • Kommunikationsstrategie für andere Stakeholder definieren (intern & extern)

Projektdaten, Assets & Zugangsdaten sichern

  • Alle Daten, Dateien und Ergebnisse systematisch anfordern (z. B. Designfiles, Code, Inhalte)

  • Projektstände dokumentieren lassen (inkl. offener To-dos, Bugs, Tickets)

  • Zugangsdaten zu Tools, Systemen, Repositories und Hosting prüfen und übernehmen

  • Rechte und Lizenzen klären (z. B. Bildnutzung, Quellcode, CMS-Zugänge)

  • Datenübergabe nachvollziehbar strukturieren (z. B. via Projekt-Cloud oder ZIP-Archiv)

Offene Themen abschließen oder überführen

  • Letzte Aufgaben priorisieren und gemeinsam abschließen (wenn möglich)

  • Offene Punkte identifizieren und dokumentieren (inkl. Status und Empfehlungen)

  • Offene Support- oder Bugfix-Leistungen regeln (Verfügbarkeit, Ansprechpartner)

  • Übergabe an neue Agentur oder internes Team vorbereiten (inkl. Wissenstransfer)

  • Roadmap oder Feature-Planungen übergeben, falls vorhanden

Zusammenarbeit reflektieren und Feedback einholen

  • Internes Projekt-Review durchführen (Was lief gut? Was nicht?)

  • Retrospektive mit der Agentur führen – auf Wunsch auch anonymisiert

  • Dokumentation der Learnings für zukünftige Agenturauswahl oder Zusammenarbeit anlegen

  • Feedback an die Agentur formulieren – wertschätzend, aber klar

  • Feedback von der Agentur zur Zusammenarbeit aktiv einholen

Verträge & Abrechnung sauber klären

  • Vertragliche Leistungen, Laufzeiten und Kündigungsmodalitäten prüfen

  • Letzte Rechnungen oder offene Positionen kontrollieren und abstimmen

  • Restbudgets und ggf. Rückerstattungen klären

  • Vereinbaren, was mit laufenden Accounts, Domains oder Subscriptions passiert

Abschluss professionell gestalten

  • Übergabe per Call oder Meeting aktiv begleiten

  • Danke sagen, unabhängig von der Beendigungsursache

  • Kontaktoption für spätere Rückfragen vereinbaren (falls sinnvoll)

  • Dokumente und E-Mails sauber archivieren

  • Beteiligte intern informieren und Rolle der Agentur im Projektstatus aktualisieren

Ein sauberer Agenturübergang ist kein lästiger Pflichttermin, sondern der Grundstein für den nächsten Projektschritt, egal ob mit neuer Agentur oder intern. Diese Checkliste sorgt dafür, dass kein wichtiges Detail übersehen wird und Ihr professionell abschließen könnt, selbst wenn die Zusammenarbeit schwierig war.

Ihr habt Eure Zusammenarbeit bereits beendet und wollt mit einer neuen Agentur durchstarten? Schaut doch mal, wie Ihr bereits den Beginn für alle Seiten mit der Projektstart-Checkliste gut vorbereiten könnt.