Agenturen anfragen – warum das manchmal frustrierend ist und wie Ihr trotzdem effektiv bleibt
Sep 23, 2025 — agenturradar.com
Ihr wollt ein Projekt starten, sucht eine passende Agentur und beginnt, erste Kontakte herzustellen. Klingt machbar, ist in der Realität aber oft zäh. Manche Agenturen antworten sofort. Andere erst nach mehreren Nachfassmails. Manche gar nicht. Statt Transparenz herrscht Funkstille. Das frustriert und kostet Zeit.
In diesem Beitrag zeigen wir Euch, woran das liegt, was das (nicht unbedingt) über die Qualität einer Agentur aussagt und wie Ihr Eure Anfrage so strukturiert, dass sie schneller zum Ziel führt.
Warum antworten manche Agenturen gar nicht?
Viele Agenturen haben nicht den Luxus einer eigenen New-Business- oder Sales-Abteilung. Die Mails landen bei der Geschäftsführung, bei Teamleads oder zwischen Tür und Angel. Wenn dann die Anfrage unklar ist oder gerade Hochbetrieb herrscht, rutscht die Antwort schlicht durch. Das ist nicht ideal, aber kann passieren.
Ist das ein schlechtes Zeichen?
Nicht zwingend. Eine langsame oder verspätete Antwort heißt nicht automatisch, dass die Agentur später unzuverlässig ist. Es kann aber ein Indikator für Arbeitsweise und Prioritätensetzung sein. Fragt Euch: Wollt Ihr mit einer Agentur arbeiten, die bereits in der Kennenlernphase schwer erreichbar ist?
Umgekehrt bedeutet eine schnelle Antwort nicht automatisch, dass Ihr es mit der besten Agentur zu tun habt, vielleicht sind gerade einfach Kapazitäten frei.
Wie gehe ich mit Kontaktformularen, fehlenden Ansprechpartnern & Co. um?
Einige Websites bieten nur ein Kontaktformular, leider ohne Namen, Telefonnummer oder direkte E-Mail. Das wirkt distanziert und gibt wenig Vertrauen.
Unser Tipp: Tragt Eure Anfrage trotzdem ein, aber ergänzt direkt die Bitte um einen persönlichen Ansprechpartner.
Wenn Ihr innerhalb von 3–5 Werktagen keine Rückmeldung bekommt: weiterziehen.
Muss ich immer alles schriftlich festhalten?
Nein, gerade am Anfang kann ein kurzer, strukturierter Ersttermin oft mehr bringen als eine E-Mail-Flut. Wichtig ist aber, dass wenn Ihr im Gespräch Anforderungen nennt oder Fragen klärt, dann haltet die Ergebnisse danach schriftlich fest. Ein kurzes Memo à la: „Wie besprochen fasse ich unsere Anforderungen nochmal zusammen…“ hilft Euch und der Agentur, Missverständnisse zu vermeiden.
Natürlich kann so ein Kennenlerngespäch kein zukünftiges Projekt klären, strukturieren und schätzen, dafür gibt es im Folgenden z.B. Lastenhefte oder Anforderungskataloge. Es dient lediglich des “ersten Beschnupperns”.
Was tun, wenn eine Agentur direkt absagt?
Das passiert öfter, als man denkt. Gründe können fehlende Kapazität, falscher Projektfit oder interne Neuausrichtung sein. Nehmt das nicht persönlich, aber nutzt die Gelegenheit:
Fragt kurz nach, warum die Agentur abgesagt hat. Manchmal bekommt Ihr wertvolle Hinweise, worauf Ihr achten solltet oder sogar Empfehlungen für andere passende Agenturen. Zusätzlich kann dies aber auch den Ernst Eurer Anfrage unterstreichen und die Agentur zum weiteren Dialog bewegen.
Wie Ihr Eure Anfrage effizient vorbereitet
Damit Eure Anfragen nicht verpuffen, hilft eine gute Struktur:
Seid konkret: Was genau sucht Ihr? (Projektart, Zeitraum, Anforderungen)
Fragt gezielt: z. B. nach Branchen- oder Systemerfahrung, Teamgröße, Prozessen
Bietet einen Gesprächstermin an, statt nur um Rückmeldung zu bitten
Benennt Ansprechpartner bei Euch, damit Rückfragen schnell geklärt werden können
Nutzt kleine Tools wie Typeform oder Notion, wenn Ihr mehrere Agenturen gleichzeitig abfragt, denn das spart Mails und vereinfacht den Vergleich
Die wichtigsten Punkte im Überblick
Warum antwortet niemand?
Tatsächlich gibt es dafür mehrere Gründe und nicht alle sind gleich problematisch:
- Die Anfrage ist zu offen oder unklar. Viele Agenturen filtern stark, wenn sie den Bedarf nicht einschätzen können.
- Euer Projekt passt nicht zur Positionierung. Auch wenn die Website schick aussieht, nicht jede Agentur will jedes Projekt.
- Kapazitäten sind voll. Gerade bei guten Agenturen keine Seltenheit.
- Interner Overload. Wenn es keinen klaren New-Business-Prozess gibt, geht Eure Mail schlicht unter.
Wichtig: Das bedeutet nicht automatisch, dass Ihr schlecht vorbereitet seid, aber es zeigt, wie selektiv der Markt reagiert.
Langsame Reaktion = schlechte Agentur?
Nicht unbedingt. Es kann viele Gründe geben, warum eine Antwort dauert. Aber: Wie reagiert wird, ist ein Hinweis auf die Arbeitsweise.
Ein Beispiel:
- Agentur A antwortet nach 2 Tagen: „Danke für Ihre Anfrage! Wir brauchen noch 2–3 Tage für eine erste Einschätzung.“
- Agentur B meldet sich nach Reminder 3 mit: „Oh, ja… also, vielleicht eher nicht.“
Wer in der Frühphase schon unverbindlich oder fahrig wirkt, wird im Projekt kaum strukturierter agieren. Achtet auf Klarheit, Verbindlichkeit und Haltung – nicht nur auf Schnelligkeit.
Was tun bei reinem Kontaktformular?
Viele Websites setzen auf anonymisierte Kontaktformulare ohne E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder konkreten Namen. Das wirkt abschreckend. Lasst Euch davon nicht komplett abhalten. Schreibt freundlich, aber direkt:
„Ich interessiere mich für eine Zusammenarbeit und würde mich über einen direkten Kontakt freuen, gibt es eine Ansprechperson, mit der ich konkret sprechen kann?“
Kommt daraufhin nichts innerhalb von 3–5 Werktagen? Weiterziehen.
Telefonat statt PDF? Geht das?
Natürlich! Manche Agenturen arbeiten am liebsten im Dialog. Ein kurzes Kennenlerngespräch kann oft effizienter sein als seitenlange Anforderungsdokumente, sofern das Gespräch strukturiert geführt und im Anschluss dokumentiert wird.
Tipp: Führt selbst eine kurze Gesprächsnotiz, die Ihr per Mail zurückspielt. So habt Ihr etwas Schriftliches – und die Agentur kann darauf aufbauen.
Was tun bei schneller Absage?
Wenn eine Agentur direkt absagt, ist das erstmal enttäuschend, vor allem, wenn Euch der Außenauftritt überzeugt hat. Immerhin ist das besser als Ghosting.
Fragt nach dem Grund! Nicht konfrontativ, sondern offen:„Darf ich fragen, was gegen unser Projekt sprach? Gab es bestimmte Punkte, die nicht gepasst haben?“ Oft bekommt Ihr ehrliches Feedback oder sogar eine Empfehlung für eine passende Alternative.
Wie gestaltet man den Anfrageprozess effizienter?
Vorbereitung und Struktur ist da A&O im Prozess:
- Legt Euch einen Standard-Fragenkatalog zurecht (z. B. zu Branchenerfahrung, Teamgröße, Technologien).
- Nutzt ein gemeinsames Notion- oder Excel-Sheet, um Rückläufe zu tracken.
- Verschickt Anfragen nicht zu breit gestreut, sondern fokussiert (max. 5–7 Agenturen).
- Setzt eine Frist für Rückmeldung in die Mail (freundlich, aber klar).