Projektstart mit Agenturen – wie Ihr den Einstieg reibungslos gestaltet

Die Entscheidung ist gefallen, der Vertrag ist unterschrieben und jetzt kann es losgehen! Oder? Viele Unternehmen atmen nach der Agenturauswahl erstmal durch, doch genau jetzt beginnt die Phase, in der Weichen richtig gestellt werden müssen. Der Projektstart entscheidet maßgeblich über Tempo, Vertrauen und Qualität der Zusammenarbeit.

Ein klarer, strukturierter Einstieg spart nicht nur Zeit und Missverständnisse, sondern schafft auch die Grundlage für ein Projekt, das sich gemeinsam gut anfühlt und am Ende das liefert, was Ihr Euch erhofft.

Gerade in den ersten zwei bis drei Wochen wird deutlich, wie gut das Zusammenspiel zwischen Agentur und Auftraggeber funktioniert. Wer dann nur lose ins Projekt „hineinrutscht“, riskiert Orientierungslosigkeit auf beiden Seiten: Rollen sind unklar, Deadlines schwammig, Abstimmungen zu aufwendig. Die Folge: erste Verzögerungen, unnötige Rückfragen und wachsende Unsicherheit.

Ein professioneller Projektstart dagegen schafft Struktur, Erwartungsklarheit und Vertrauen.

Der gemeinsame Kick-off-Termin ist mehr als nur ein netter Startschuss. Er ist das Fundament der Zusammenarbeit. Plant ausreichend Zeit dafür ein, idealerweise ein bis zwei Stunden, und sorgt dafür, dass alle relevanten Beteiligten dabei sind: intern wie agenturseitig. 

Ein guter Kick-off sollte klären:

• Wer sind die zentralen Ansprechpartner?

• Welche Ziele verfolgen wir gemeinsam?

• Welche Milestones sind gesetzt und wie verbindlich sind sie?

• Wie und wie oft wird kommuniziert? (Tools, Formate, Jour fixes)

• Welche offenen Fragen müssen noch geklärt werden? 

Auch wenn viele dieser Punkte bereits im Vorfeld besprochen wurden: Der Kick-off bietet die Chance, alles noch einmal gemeinsam auf den Punkt zu bringen.

Auch auf Eurer Seite lohnt es sich, vorbereitet in den Projektstart zu gehen. Dazu gehört:

• eine klare Zielvorstellung (inhaltlich und strategisch)

• definierte Zuständigkeiten im eigenen Team

• Zugang zu bestehenden Systemen, Daten oder Ressourcen

• gegebenenfalls erste Inhalte, technische Dokus oder Ansprechpartner aus Fachbereichen

Wenn Ihr schon ein Lastenheft oder ein detailliertes Briefing erstellt habt, nutzt es jetzt aktiv – nicht als Pflichtanhang, sondern als Diskussionsgrundlage.

Kommunikationstools gibt’s viele. Aber der Kanal ist weniger entscheidend als die Verbindlichkeit. Legt fest, wer worüber kommuniziert, wann es Meetings braucht und wie Feedback gesammelt wird. Auch in agilen Projekten gilt: Ohne Rhythmus kein Fortschritt.

Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an fehlender Abstimmung. Lieber zu Beginn zu viel kommunizieren als zu wenig.

Der Projektstart ist der richtige Moment, um Erwartungen offen zu formulieren. Was ist Euch wichtig? Wo gibt es interne Herausforderungen? Welche Kommunikationskultur wünscht Ihr Euch? Und umgekehrt: Gebt der Agentur Raum, ihre Sicht auf das Projekt zu teilen. So entsteht früh ein Miteinander auf Augenhöhe.

Der Kick-off ist geschafft, alle Beteiligten sind informiert – und jetzt? Damit das Projekt nicht in der Euphorie stecken bleibt, braucht es einen klaren Übergang in die operative Arbeit. Das gelingt am besten, wenn Ihr im Anschluss an den Kick-off direkt erste To-dos, Verantwortlichkeiten und einen konkreten nächsten Termin festlegt. Wer übernimmt welchen Teil? Welche Informationen müssen bis wann bereitgestellt werden? Gibt es technische Abhängigkeiten oder interne Freigaben?

Auch ein gemeinsam gepflegtes Projektboard oder eine einfache Übersicht über Tasks, Deadlines und Zuständigkeiten kann in dieser Phase Wunder wirken. So entsteht nicht nur Transparenz, sondern auch das gute Gefühl, dass das Projekt wirklich in Bewegung ist – und nicht nur in E-Mails existiert.

Wer Projekte mit Agenturen professionell starten will, sollte den Einstieg nicht dem Zufall überlassen. Ein strukturierter Kick-off, klare Verantwortlichkeiten und offene Kommunikation sorgen dafür, dass aus dem Projekt ein gemeinsamer Erfolg wird und nicht nur ein weiteres To-do auf der Liste.

Apropos Liste, wenn Ihr Inspiration braucht, was es alles für die Zusammenarbeit vorzubereiten gibt, schaut Euch doch die Checkliste zur internen Vorbereitung an.