Von der Longlist zur Shortlist – wie Ihr Agenturen gezielt eingrenzt

Ihr habt recherchiert, Empfehlungen eingeholt, Profile gelesen und plötzlich steht Ihr da mit einer Liste von zehn, vielleicht sogar fünfzehn Agenturen, die "irgendwie passen könnten". Ein gutes Zeichen, aber auch eine Herausforderung. Denn jetzt beginnt die Phase, in der Ihr aus vielen potenziellen Partnern eine handfeste Shortlist macht.

Wie also trennt man die Spreu vom Weizen ohne sich nur vom Bauchgefühl oder dem günstigsten Angebot leiten zu lassen? Dieser Beitrag zeigt Euch, wie Ihr strukturiert und realistisch von der Longlist zur passenden Auswahl kommt.

Eine gute Faustregel lautet: Maximal 3 bis 5 Agenturen konkret anfragen. Mehr macht den Vergleich unnötig schwer, zieht den Auswahlprozess in die Länge und verringert am Ende sogar die Qualität der Rückmeldungen. Agenturen merken, ob eine Anfrage ernst gemeint ist oder Teil einer Massenmail.

Nutzt Eure Longlist also als Auswahlpool und wählt gezielt die Agenturen aus, die wirklich relevant sind: vom Setup, vom Selbstverständnis und vom Leistungsspektrum her.

Klar: Preis, Erfahrung und fachliche Passung spielen eine Rolle. Aber es gibt noch andere, oft entscheidendere Faktoren:

• Versteht die Agentur unser Thema – inhaltlich und kulturell?

• Sind Ansprechpartner und Teamgröße passend zu unserem Setup?

• Wie klar und individuell war die erste Rückmeldung?

• Passt die Agentur zu unserem Tempo und Budgetrahmen?

Wenn Ihr Euch nicht sicher seid, wie Ihr das einschätzen sollt: Fragt aktiv nach einem Gespräch bzw. Pitch oder einem kurzen Kennenlernen (telefonisch oder remote). Der direkte Kontakt sagt oft mehr als jede Website.

Gerade wenn mehrere Personen im Entscheidungsprozess beteiligt sind, kann es helfen, die Agenturen nach festen Kriterien und einem Punktesystem oder Schulnoten zu bewerten, z. B.:

Solche Einschätzungen helfen Euch, die Diskussion intern zu strukturieren, auch wenn die Entscheidung am Ende vielleicht doch nicht rein rechnerisch getroffen wird.

Natürlich ist das Budget wichtig. Aber: Die günstigste Agentur ist nicht automatisch die wirtschaftlichste. Eine erfahrene Agentur, die zielgerichtet arbeitet, liefert Euch oft schneller und nachhaltiger Ergebnisse und spart so an anderer Stelle Zeit und Geld.

Achtet bei Angeboten nicht nur auf die Zahlen, sondern auch auf das Wie: Sind Leistungen klar beschrieben? Gibt es Spielräume für Anpassungen? Wie sind Korrekturschleifen und Abnahmen geregelt?

Gerade im Mittelstand oder bei interdisziplinären Projekten sitzen oft mehrere Personen mit am Tisch: Marketing, Geschäftsführung, IT, Produktmanagement. Nutzt Eure Shortlist auch dafür, alle relevanten Perspektiven einzubinden und dennoch einen klaren, verantwortlichen Entscheidungspfad zu definieren.

Eine klare Empfehlung aus dem Projektteam ist oft hilfreicher als eine Mehrheitsentscheidung ohne Richtung.

Eine fundierte Entscheidung braucht eine gute Basis, aber auch den Mut zur Fokussierung. Wer sich nicht entscheiden kann, verliert Zeit. Wer sich zu schnell entscheidet, riskiert einen Fehlstart. Der Weg von der Longlist zur Shortlist ist der Moment, in dem aus Recherche echte Strategie wird.

Wenn Ihr Euch dennoch schwer tut eine Shortlist zu gestalten, dann holt uns gerne in's Boot und wir unterstützen Euch.