Wenn’s dann doch nicht losgeht: Warum beauftragte Agenturen oft ausgebremst werden

Der Need war klar, die Entscheidung ist getroffen. Die Agentur ist ausgewählt, gebrieft, geplant und dann… passiert… nichts. Keine Übergabe, kein Zugang und keine Rückfragen oder alles ist verzögert, in Etappen oder wird zwischen Tür und Angel gemacht.

Agenturen kennen das Szenario gut: Ein Projekt wurde offiziell beauftragt, es stehen Menschen bereit, Zeit ist geblockt, aber der Ball liegt beim Kunden. Und er kommt einfach nicht zurück! Für beide Seiten frustrierend, denn Stillstand kostet Zeit, Geld und Vertrauen.

Oft war es ja gerade der Ressourcenmangel, der zur Beauftragung geführt hat: „Wir schaffen das nicht mehr alleine“, „Uns fehlt das Know-how“, „Wir brauchen dringend Unterstützung.“, “Ich habe so viel anderes auf dem Tisch.”.

Dann fehlt genau die Energie, das Projekt auch wirklich zu starten. Typische Gründe:

• Fachabteilungen sind im Tagesgeschäft gefangen

• Intern fehlen noch Freigaben, Infos oder Zuständigkeiten

• Es gibt keinen klaren „Projektverantwortlichen“

• Man weiß nicht, wie man sinnvoll übergeben soll

Das ist menschlich, aber fatal für den Projekterfolg.

Für die Agentur ist das Projekt „offiziell gestartet“. Ressourcen wurden eingeplant. Teams sind gebrieft, die Ärmel hochgekrempelt. Man wartet auf Input, Termine, Logins, Freigaben und hängt in der Luft. Was folgt:

• Leerlauf im Projektteam

• Verpasste Deadlines

• Verschobene Ressourcenplanung

• Frust auf beiden Seiten

Und irgendwann der stille Vorwurf an die Agentur, das Projekt käme nicht voran, obwohl sie bereit war und niemand ihr das Staffelholz gereicht hat.

Gerade in größeren Unternehmen oder KMU ohne klare Projektverantwortung passiert das regelmäßig. Die Entscheidung, dass man etwas tun will, ist gefallen, aber die Organisation ist nicht bereit, auch wirklich loszulegen. Die Energie verpufft. Projekte werden verschleppt, bevor sie überhaupt Fahrt aufnehmen. Das Projekt rückt in den Hintergrund und der Alltag gewinnt.

Auch bei Mangel an Know-How sind Unternehmen unsicher, wie sie mit der Agentur agieren soll und welche Informationen oder vielleicht auch Freiheiten benötigt werden, um operativ voranzukommen. Anstatt dies offen zu kommunizieren und den Weg mit der Agentur zu suchen, wird sich zurückgezogen.

Ein paar einfache Hebel machen den Unterschied:

• Legt früh einen internen Projektverantwortlichen fest, der auch erreichbar ist.

• Plant einen konkreten Übergabetermin direkt nach der Beauftragung.

• Bereitet Zugänge, Materialien, Ansprechpartner und Daten aktiv vor.

• Kommuniziert intern, dass das Projekt gestartet ist und jetzt Mitarbeit braucht.

• Vermeidet „verdeckte Blockaden“, z. B. wenn jemand im Team dem Projekt kritisch gegenübersteht, aber nie offiziell widerspricht.

• Sucht bei Unsicherheiten den direkten Kontakt zur Agentur und löst es gemeinsam, das bedeutet nicht zwangsläufig Kontrollverlust

Denkt daran: Eine Agentur kann nur ins Projekt einsteigen, wenn sie auch hineingelassen wird.

Sprecht es offen an. Gute Agenturen fragen nach, haken nach, bieten Hilfe bei der Übergabe, aber sie können Euch den internen Ruck nicht abnehmen. Manchmal hilft auch ein kurzes Statusgespräch mit Geschäftsführung oder Stakeholdern, um Klarheit zu schaffen.

Wichtig: Wer die Verantwortung für ein Projekt nach außen vergibt, muss innen bereit sein, loszulassen und Übergabe ernst nehmen. Sonst wird aus externer Hilfe nur eine weitere Baustelle.

Eine Agentur zu beauftragen, ist nur der erste Schritt. Der zweite – oft viel entscheidendere – ist, sie auch wirklich arbeiten zu lassen. Mit Struktur, Übergabe, Ansprechpartnern und der Bereitschaft, Dinge aus der Hand zu geben. Nur dann entsteht das, was Ihr Euch erhofft habt: Entlastung, Expertise und Fortschritt. Mit klaren Verantwortlichkeiten und Grenzen bedeutet dies auch keinen Kontrollverlust, sondern Zusammenarbeit und Vorankommen!