Wenn’s plötzlich teurer wird: Warum Projekte mit Agenturen ausufern – und wie Ihr Kostenfallen vermeidet

Das Briefing war klar, das Angebot unterschrieben, der Start vielversprechend. Und doch steht Ihr ein paar Wochen später vor einem Projekt, das doppelt so viel kostet wie geplant – oder sich unerwartet in die Länge zieht. Wie kann das passieren? Und noch wichtiger: Wie könnt Ihr solche Situationen vermeiden?

In diesem Beitrag zeigen wir typische Gründe, warum Projekte mit Agenturen aufwandstechnisch ausufern und wie Ihr von Anfang an mehr Klarheit schafft.

Viele Projekte starten mit einem gewissen Zeitdruck und oft auch mit vagen Vorstellungen davon, was genau gebraucht wird. „Eine neue Website“ klingt einfach, aber was bedeutet das konkret? Wer liefert Inhalte? Welche Schnittstellen sind betroffen? Gibt es vorhandene Strukturen, auf die aufgebaut wird?

Fehlende Informationen führen dazu, dass Agenturen grob schätzen müssen. Und je mehr Annahmen im Raum stehen, desto größer das Risiko, dass sich der Aufwand nachträglich stark verändert.

Tipp: Investiert Zeit in ein sauberes Briefing – am besten mit klaren Zielen, Leistungsumfang, Schnittstellen und bekannten Rahmenbedingungen. Je konkreter Ihr seid, desto verlässlicher wird das Angebot.

Einer der häufigsten Gründe für Mehrkosten: Wünsche, die erst im laufenden Projektverlauf entstehen. Neue Features, zusätzliche Varianten, andere Prioritäten, vieles ergibt sich erst im "Doing". Das ist normal, aber jede Änderung kostet Zeit, Abstimmung und eventuell Neuaufwand auf Agenturseite, weil sie mehr (technische) Implikationen hat als man zunächst annehmen würde.

Tipp: Fragt vor Projektstart, wie Änderungswünsche behandelt werden. Gibt es ein festes Kontingent? Wie viele Korrekturschleifen sind inklusive? Was gilt als „kleine“ Änderung und was als neuer Auftrag?

Projekte scheitern selten an Design oder Technik, sondern an fehlender Kommunikation. Wenn Feedbackschleifen nicht vorbereitet sind, Zuständigkeiten unklar bleiben oder interne Abstimmungen Wochen dauern, verzögert sich das Projekt und verteuert sich indirekt.

Tipp: Legt zu Beginn fest, wer auf Eurer Seite entscheidet, wer Feedback gibt und welche Deadlines gelten. Viele Agenturen helfen auch bei der Strukturierung von Abnahmeprozessen. Nutzt das.

Viele Aufwände entstehen nicht durch große Änderungen, sondern durch kleine Nachfragen: „Kann man das noch als PDF exportieren?“ „Könnt Ihr das Logo doch nochmal anders einbauen?“ „Wir hätten da noch einen alternativen Text.“ Jede einzelne Bitte wirkt harmlos – in Summe aber entsteht ein erheblicher Mehraufwand.

Tipp: Sammelt Änderungswünsche intern und besprecht sie gebündelt. So vermeidet Ihr Kleinteiligkeit und gebt der Agentur die Chance, den Mehraufwand transparent einzuschätzen.

Gerade bei technischen oder digitalen Projekten wird oft der Go-Live als Ziel definiert, aber nicht, was danach kommt. Wer übernimmt Wartung? Wie läuft der Support? Was ist mit Schulung oder Dokumentation?

Tipp: Fragt frühzeitig nach, ob und wie der Betrieb abgedeckt ist und klärt, was nach Projektende noch abgerechnet wird, z. B. für Bugfixes, Pflege oder technische Updates.

Projekte können ausufern – aber fast nie ohne Vorwarnung. Wenn Ihr als Auftraggeber klar kommuniziert, Eure Ziele strukturiert formuliert und Feedbackprozesse ernst nehmt, entsteht eine Zusammenarbeit in der Überraschungen minimiert werden.

Das Kind ist in den Brunnen gefallen, aber das Projekt soll durch die Zielgerade? Vielleicht können unsere Kollegen Tipps geben, meldet Euch gerne bei uns.