Wie Ihr ein Lastenheft schreibt, ohne Projektmanager zu sein

Das Wort „Lastenheft“ klingt nach Pflichterfüllung, Formalie, Konzernprojekt. Doch ist es oft genau das Dokument, das Agenturen brauchen, um ein Angebot zu schreiben, ein Projekt zu planen und am Ende auch das Richtige zu liefern. Die gute Nachricht: Ihr müsst keine Projektmanager sein, um ein brauchbares Lastenheft zu erstellen. Es geht nicht um perfekte Formatierung, sondern um Klarheit.

In diesem Beitrag zeigen wir Euch, wie Ihr ein Lastenheft erstellt, das Euren Bedarf ohne Fachchinesisch oder Overkill greifbar macht.

Ein Lastenheft ist die Beschreibung dessen, was Ihr braucht und warum. Es beantwortet Fragen wie:

• Was soll am Ende herauskommen?

• Wer wird es nutzen?

• Was muss das Ganze können und was eher nicht?

• Warum macht Ihr das Projekt überhaupt?

Ein gutes Lastenheft ist kein Roman, sondern ein Gespräch auf Papier. Es hilft Agenturen dabei, ein realistisches Angebot zu erstellen und es schützt Euch davor, dass wichtige Anforderungen unter den Tisch fallen.

Stellt Euch vor, Ihr würdet einer Kollegin, die das Projekt nicht kennt, erklären, worum es geht. Genau so könnt Ihr starten:

„Wir brauchen eine neue Website, weil unsere aktuelle veraltet ist, schlecht auf dem Handy funktioniert und wir keine Inhalte selbst ändern können. Unsere Zielgruppe sind B2B-Kunden aus dem Maschinenbau. Die neue Seite soll einfacher zu pflegen sein, modern wirken und unsere Leistungen klarer darstellen.“

Dieser Einstieg ist Gold wert. Er schafft Kontext und den vermissen viele Agenturen, um Projekt grundsätzlich einordnen zu können.

Hier eine sinnvolle Struktur, die Ihr ohne Projektmanagement-Vorkenntnisse umsetzen könnt:

1. Projektziel
   Was wollt Ihr erreichen? (z. B. Neukundengewinnung, Branding, internes Tool)

2. Ausgangslage / Ist-Zustand
   Wo steht Ihr heute? Was läuft schlecht, was soll sich verbessern?

3. Zielgruppe
   Wer nutzt das Ergebnis später, intern, extern? Mit welchem Vorwissen?

4. Funktionale Anforderungen
   Was soll konkret möglich sein? (z. B. Newsletter-Anmeldung, Produktfilter, Login-Bereich)

5. Inhalte / Umfang
   Welche Inhalte existieren? Was muss neu erstellt werden? (Texte, Bilder, PDFs etc.)

6. Designvorgaben oder Wünsche
   Gibt es ein CI/CD? Referenzseiten? Was gefällt Euch, was gar nicht?

7. Technische Rahmenbedingungen
   Gibt es Systeme, in die integriert werden muss? (CRM, ERP, Hosting-Vorgaben etc.)

8. Zeitplan und Budgetrahmen
   Wann soll was fertig sein und mit welchem Budget rechnet Ihr grob?

9. Offene Fragen
   Was ist noch unklar? Was braucht Ihr von der Agentur?

• Post-its reichen zum Start: Notiert Anforderungen, Inhalte, Ideen und Fragen in Miro oder an der Wand und bringt später Struktur rein.

• Nutzt Vorlagen: Im Netz findet Ihr viele kostenlose Word- oder Notion-Vorlagen. Oder fragt uns wir helfen gerne.

• Nicht alles muss perfekt sein: Ein unfertiges Lastenheft ist besser als keins. Gute Agenturen helfen Euch, Lücken zu schließen.

• Schickt es mit dem Hinweis: „Work in progress“ – das schafft Augenhöhe.

Ihr braucht kein Gantt-Diagramm und keine Projektzertifizierung, um Euer Vorhaben klar zu beschreiben. Was zählt, ist Verständlichkeit, Ehrlichkeit und ein bisschen Struktur. Agenturen sind geübt darin, aus solchen Unterlagen die richtigen Fragen abzuleiten. Je besser Ihr vorbereitet seid, desto schneller kommt Ihr vom Angebot ins Projekt.

Wenn Ihr Euch beim Schreiben des Lastenhefts an einer Checkliste entlang hangeln möchtet, dann haben wir mit
"So erstellt Ihr ein gutes Lastenheft für Euer digitales Projekt" genau das richtige für Euch! Auch bei unseren Kollegen von SUTSCHE könnt Ihr einen Beitrag zum Thema finden.