Weniger zeigen, mehr verstehen: Was wir aus einem überfrachteten Pitch gelernt haben

Wer ein System oder eine Agentur auswählt, möchte möglichst viel Sicherheit gewinnen. Verständlich, denn schließlich geht es oft um Entscheidungen, die über Jahre tragen sollen. Entsprechend groß ist die Versuchung, in einem Pitch möglichst alles sehen zu wollen: Prozesse, Funktionen, Architektur, Schnittstellen, KI, Betrieb, Roadmap, UX, Reporting und am besten noch die nächsten fünf Jahre Produktstrategie.

Aus aktueller Erfahrung würden wir heute sagen: Genau das kann ein Fehler sein.

Vor Kurzem haben wir einen Kunden bei einer Systemauswahl begleitet. Ziel war es, verschiedene Hersteller in einem strukturierten Pitchverfahren vergleichbar zu machen. Das Unternehmen hat ambitionierte Ziele: Teile der Systemlandschaft sollten modernisiert werden, Daten stärker genutzt und digitale Prozesse ausgebaut werden. Entsprechend breit war das Spektrum an Anforderungen.

Um zu verhindern, dass die Hersteller Standardpräsentationen zeigen, haben wir, wie immer auch bei Agenturauswahlprozessen, ein strukturiertes Pitch-Briefing vorbereitet.

Dieses Briefing bestand aus zwei Bausteinen:

• Hintergrundinformationen zum Unternehmen, Projekt und bestehenden Setup

• sogenannten „Topics of Interest“ mit kurzen Beschreibungen und Leitfragen

Die Idee dahinter: Hersteller sollten nicht ihr Produkt allgemein verkaufen, sondern konkret auf die Situation des Kunden eingehen. Eigentlich ein gutes Setup und trotzdem lief der Pitch zeitlich komplett aus dem Ruder.

Die Hersteller waren gut vorbereitet. Sie hatten sich eingearbeitet, wollten die Fragen sauber beantworten und zusätzlich möglichst zeigen, was ihre Lösung darüber hinaus noch leisten kann.

Genau dort entstand das Problem.

Aus den Antworten entstanden kleine Nebenthemen. Aus einem Beispiel weitere Beispiele. Erklärungen führten zu Nachfragen. Obwohl die Topics bereits reduziert waren, entstand innerhalb kürzester Zeit ein enormer Zeitdruck.

Das Spannende dabei: Die Qualität der Präsentationen war nicht das Problem.

Im Gegenteil! Die Erkenntnis war eher: Selbst gute Vorbereitung ersetzt keine Priorisierung.

Im Nachgang wurde klar: Nicht jede Frage muss im Pitch beantwortet werden. Gerade wenn Teilnehmer ein System noch nie gesehen haben, braucht es zunächst Orientierung statt Tiefgang.

Phase 1: Grundverständnis schaffen

Bevor über Sonderfälle gesprochen wird, sollte man zunächst verstehen:

• Wie fühlt sich das System an?

• Wie arbeitet man damit im Alltag?

• Wie sieht eine typische Nutzung aus?

Beispielsweise durch die Aufgabenstellungen:

„Erstellt bitte eine einfache Seite.“
„Zeigt uns die Pflege von Metadaten.“
„Wie unterstützt das System Redakteure?“
„Welche KI-Funktionen helfen im Alltag?“

Das Ziel ist nicht Vollständigkeit, sondern ein Gefühl zu entwickeln: Können wir uns vorstellen, damit zu arbeiten?

Phase 2: Die wirklich kritischen Fälle testen

Erst danach sollten die Themen kommen, die tatsächlich entscheidungsrelevant sind. Nicht zehn Schwerpunkte gleichzeitig. Lieber drei oder vier Themencluster mit konkreten Fragestellungen:

• Welche komplexen Schnittstellen müssen funktionieren?

• Wo stoßen aktuelle Lösungen an Grenzen?

• Welche Anwendungsfälle sind geschäftskritisch?

Hier zeigt sich dann die wahre Stärke einer Lösung, denn oft reicht es schon zu sehen: Löst das System unsere kniffligsten Fälle oder scheitert es bereits daran? Die Details lassen sich später immer noch vertiefen, z.B. im Proof of Concept, in Workshops und in Schulungen.

Das Learning lässt sich überraschend gut übertragen. Auch bei Agenturen entsteht schnell die Erwartung:
„Zeigt uns mal, wie unsere neue Website aussehen würde.“

Aber genau das ist eigentlich selbst schon ein Projekt, stattdessen helfen kleinere, gezielte Aufgaben.

Nicht: „Wie würden Sie unsere Website neu machen?“ Sondern: “Wir sind mit diesem Verzeichnis unzufrieden. Wie würden Sie es mobilfreundlicher, filterbarer und nutzerfreundlicher gestalten?“

So wird sichtbar:

• Wie denkt die Agentur?

• Wie pragmatisch oder strategisch arbeitet sie?

• Wie nah bleibt sie am eigentlichen Problem?

Plötzlich entsteht etwas viel Wertvolleres als ein schönes Konzept: Ein echter Eindruck der Zusammenarbeit.

Ein Pitch ist kein Produkttraining und keine Vollspezifikation. Er soll Orientierung geben, Vertrauen schaffen und die wichtigsten Fragen beantworten. Die wichtigste Erkenntnis aus unserer Erfahrung war deshalb überraschend einfach:

Lieber drei Themen in Ruhe anschauen als zehn Themen anreißen.

Am Ende entscheidet selten die Präsentation mit den meisten Folien oder Klicks durch das System, sondern die, nach der man das Gefühl hat: Jetzt verstehe ich wirklich, worauf ich mich einlasse.

Ihr steht auch vor einer System- oder Agenturentsichtung und seid Euch noch unsicher, wie Ihr es angehen möchtet? Dann schaut doch mal bei unseren Kollegen vorbei oder schreibt uns eine kurze Mail. Wir freuen uns auf den Austausch!