Wie viel Steuerung braucht ein Projekt? Zwischen Vertrauen und Kontrolle

Ein gutes Projekt mit einer Agentur lebt von Zusammenarbeit, aber auch von Klarheit. Während die einen am liebsten jeden Schritt abstimmen würden, möchten andere die Agentur „einfach machen lassen“. Zwischen diesen beiden Extremen liegt die Praxis, aber auch die Frage: Wie viel Steuerung ist eigentlich sinnvoll?

In diesem Beitrag zeigen wir Euch, warum Steuerung nicht mit Mikromanagement verwechselt werden darf, worauf es in der Praxis ankommt und wie Ihr die Balance findet zwischen Vertrauen, Kontrolle und Verantwortung.

Natürlich: Wenn Ihr eine Agentur beauftragt, tut Ihr das in der Regel, weil Ihr deren Expertise schätzt. Und ja, gute Agenturen wollen selbstständig denken, entscheiden, vorschlagen. Das bedeutet aber nicht, dass Ihr Euch zurücklehnen könnt, bis ein Ergebnis vorliegt.

Jedes Projekt braucht einen klaren Rahmen, innerhalb dessen die Agentur sich bewegen kann. Das betrifft nicht nur Briefings und Ziele, sondern auch Abläufe, Zuständigkeiten und Entscheidungsspielräume. Wer zu viel laufen lässt, wird schnell überrascht und das im schlimmsten Fall vom Ergebnis selbst.

Die größte Gefahr liegt oft in einer zu passiven Haltung: “Wir haben doch alles im Kick-off besprochen.” Doch Projekte entwickeln sich. Anforderungen verändern sich. Es wird priorisiert, verschoben, nachgeschärft. Und genau in diesen Phasen ist Euer aktives Projektmanagement und Mitwirken gefragt.

Auf der anderen Seite: Zu viel Kontrolle, ständige Rückfragen, unklare Verantwortlichkeiten oder ausufernde Feedbackschleifen führen schnell zu Frust auf beiden Seiten. Eine gute Steuerung zeichnet sich deshalb dadurch aus, Vertrauen zuzulassen, ohne die Zügel komplett aus der Hand zu geben.

Eine Agentur ist kein Dienstleister im klassischen Sinne, sondern Euer Partner auf Zeit. Gute Projektsteuerung heißt deshalb:

• Regelmäßige Abstimmungen etablieren, zum Beispiel als wöchentlicher Jour fixe

• Verbindliche Aufgaben gemeinsam festlegen, mit klaren Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten

• Entscheidungen dokumentieren, damit sich später niemand auf Missverständnisse beruft

• Frühzeitig Feedback geben, statt alles auf die finale Abnahme zu verschieben

• Veränderungen transparent machen, wenn sich Ziele oder Rahmenbedingungen ändern

Solche Elemente schaffen Sicherheit und ermöglichen es der Agentur, mit Fokus und Eigenverantwortung zu arbeiten.

Die richtige Steuerungsintensität hängt stark vom Projekt ab. Ein kleines Kampagnenprojekt braucht weniger Abstimmung als ein komplexer Website-Relaunch. Auch Eure internen Ressourcen spielen eine Rolle: Gibt es eine Projektleitung? Wer trifft Entscheidungen? Wie viele Stakeholder sind beteiligt? Müssen saisonale Einschränkungen berücksichtigt werden?

Ein guter Richtwert: 1–2 feste Regeltermine pro Woche, klare Abstimmungsprozesse und eine Projektstruktur, die für alle Beteiligten nachvollziehbar ist – auch wenn sie nur punktuell involviert sind.

Gute Steuerung ist wie gute Führung: Sie schafft Orientierung, macht Erwartungen deutlich und lässt Freiräume da, wo Vertrauen berechtigt ist. Agenturen arbeiten am besten, wenn sie wissen, woran sie sind und wenn sie sich auf ein Gegenüber verlassen können, das erreichbar, entscheidungsfähig und strukturiert ist.

Wenn Ihr diese Rolle aktiv übernehmt, helft Ihr nicht nur der Agentur, sondern vor allem Eurem eigenen Projekt. Und Ihr erlebt am Ende des Tages bzw. Projekts keine bösen Überraschungen.

Wenn Ihr Euch noch unsicher seid und ein wenig Projektstarthilfe oder -begleitung benötigt, dann schaut doch gerne bei unseren Kollegen vorbei, die Euch nach Maß unterstützen.